Skip to content

Электронные системы кадрового учета

Электронные документы в кадровой службе. Новые правила и решения


Бесплатная юридическая консультация:

О переходе на электронный документооборот в кадровой службе говорят давно. Но не все документы могут существовать только в компьютере. Требования трудового законодательства, правила оформления, а иногда и содержание кадровых документов объясняют тот факт, что до сих пор большая их часть создается в бумажном виде и подшивается в дела по особым правилам.

Оглавление:

Не так давно в Трудовом кодексе РФ появились нормы о дистанционной работе, а вместе с ними и понятие электронных кадровых документов. Об особенностях этой документации и правилах работы с ней читайте в нашей статье.

В настоящее время основные документы, связанные с трудовыми отношениями, в обязательном порядке оформляются на бумажном носителе, хотя составляются они, как правило, с использованием современных автоматизированных технологий, т. е. имеются на электронных носителях. Это вызвано разными причинами, назовем лишь самые важные.

Причина 1. Работников необходимо под роспись знакомить с большинством кадровых документов. В отдельных ситуациях это является требованием Трудового кодекса РФ.

В соответствии со ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. А приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.


Бесплатная юридическая консультация:

Причина 2. Архивное законодательство предусматривает длительное хранение многих кадровых документов на бумажных носителях.

Причина 3. Отдельные документы (например, трудовые книжки) существуют только в рукописном виде.

Вместе с тем безбумажные технологии начинают использоваться в кадровой службе все активнее. В этой статье мы расскажем об основных способах автоматизированной работы с бумажными документами, а также о видах и правилах обработки документов электронных.

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ РАБОТА С БУМАЖНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Для начала посмотрим, как можно использовать системы электронного документооборота при работе с документами на бумажных носителях.

Словарь кадровика Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления


Бесплатная юридическая консультация:

В кадровой службе обрабатываются документы:

  • входящие (поступающие из других организаций);
  • исходящие (отправляемые в другие организации);
  • внутренние (создаваемые в организации для использования в управленческих процессах).

Особенность кадровой документации состоит в том, что в основном это внутренние документы.

Процесс работы с документами всех видов сводится к их передаче от одного должностного лица к другому, т. е., по сути, к их перемещению внутри компании по определенному маршруту:

  • входящие — от получения до исполнения;
  • исходящие — от создания до отправки;
  • внутренние — от создания до исполнения. При движении документов выполняются определенные процедуры,
  • набор которых зависит от вида документа. Некоторые из них могут быть автоматизированы.

Какие процедуры работы с документами можно автоматизировать?

Прежде всего, согласование проектов документов, регистрацию, контроль исполнения и поиск в системе электронного документооборота.


Бесплатная юридическая консультация:

Отметим основные особенности выполнения этих процедур применительно к кадровой документации.

1. Электронное согласование документов.

Потребность в согласовании документов возникает при подготовке приказов по личному составу, представлений и предложений о переводе на другую работу, поощрении работников и во многих других случаях.

Подготовка кадровых документов в автоматизированном режиме позволяет избежать трудоемкой и длительной процедуры традиционного согласования при помощи размноженных экземпляров проекта документа.

Наличие у ответственных исполнителей электронной подписи позволяет отказаться от «бумажного» согласования документов и ускорить процесс их подготовки и принятия.


Бесплатная юридическая консультация:

Как организовать электронное согласование документов?

Система электронного документооборота должна включать перечень документов, подлежащих согласованию, с указанием следующей обязательной информации:

При наличии в организации представительного органа работников, например, профсоюзного комитета, в названном перечне следует указать все предусмотренные ТК РФ случаи издания документов по вопросам работы с персоналом, требующих учета мнения профкома (иного представительного органа работников).

2. Регистрация документов.

Регистрация кадровых документов традиционно осуществляется с использованием книг, журналов регистрации, карточек учета, перечисленных в ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень документов со сроками хранения).


Бесплатная юридическая консультация:

Какие регистрационные формы можно вести в электронном виде?

Большую часть кадровых документов можно учитывать в автоматизированном режиме. Исключение из этого правила составляют только те регистрационные формы, в которых предусмотрено проставление личной подписи работника кадровой службы после внесения сведений о документе и (или) подписи работника организации при получении документа — например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы регистрационных книг, журналов, карточек разрабатываются и утверждаются работодателем самостоятельно. Однако в отдельных случаях должны применяться регистрационные формы, установленные нормативными правовыми актами:

  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, формы которых приложены к Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69;

НА № 12‘2009журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, формы которых утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

Как автоматизировать процесс регистрации документов?


Бесплатная юридическая консультация:

Соответствующие регистрационные формы с указаниями по их заполнению должны быть включены в систему электронного документооборота. Приведем примеры таких форм.

Электронная регистрация документов позволяет в дальнейшем вести поиск информации о работе с персоналом и составлять аналитические справки и статистические сводки в автоматизированном режиме.

С момента создания нашей компании учет кадровых документов велся в бумажных журналах и книгах регистрации. Со следующего года мы хотим перейти на автоматизированную регистрацию и перенесли имеющиеся регистрационные формы в электронные таблицы. Такая работа к тому же позволила убедиться, что у нас есть некоторые проблемы с нумерацией кадровых документов. Хотелось бы построить логичную и грамотную систему их регистрации. Есть ли какие-то правила, в соответствии с которыми документам должны присваиваться регистрационные номера?

При построении системы регистрации кадровых документов, действительно, нужно уделить внимание их индексации (нумерации). Этот вопрос не регламентирован нормативными актами и решается работодателем, но желательно учитывать следующие рекомендации.

1. Трудовые договоры регистрируются в пределах календарного года.

Бесплатная юридическая консультация:

Для индексации используются простые порядковые номера, к которым в целях ускорения поиска документов можно добавлять: год, когда был заключен трудовой договор, индекс структурного подразделения, в которое принят работник, и др.

2. Приказы по личному составу регистрируются и индексируются раздельно в зависимости от сроков их хранения.

Большинство кадровых приказов имеют длительный срок хранения — 75 лет. Исключение составляют приказы со сроком хранения 5 лет: о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, о командировании работников внутри страны, о наложении дисциплинарных взысканий, о дежурствах (п. «б» ст. 19 Перечня документов со сроками хранения).

В сложившейся практике много лет применяется метод буквенно- цифровой индексации, когда к порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение, например 1-к, 1 л/с и т. п. В случае большого количества приказов по личному составу при регистрации их делят не только по срокам хранения, но и по разновидностям (предметно-вопросному признаку): о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении и т. д. Каждому массиву присваивается свой буквенно- цифровой индекс.

3. При регистрации личных карточек работника и личных дел могут применяться разные методики — например, документам и делам присваиваются простые порядковые номера, причем вновь принятым на работу сотрудникам достаются «по наследству» номера личных карточек и личных дел тех, кто уволился (по аналогии с присвоением работникам табельных номеров). Нередко для нумерации личных карточек и личных дел просто используют табельный номер работника.


Бесплатная юридическая консультация:

4. Заявления, акты, протоколы, внутреннюю переписку (докладные и объяснительные записки) нумеруют в пределах календарного года простой порядковой нумерацией.

5. Служебные письма, как правило, регистрируются централизованно с присвоением индексов, построенных по схеме: порядковый номер документа с начала календарного года и номер дела, в которое в дальнейшем будет подшит исполненный поступивший документ, или номер дела, в которое будет помещена копия отправленного документа.

Обратите внимание! Не все регистрационные книги (журналы) могут существовать только в электронном виде

Как уже упоминалось, регистрационные формы для кадровых документов включены в Перечень документов со сроками хранения.

Книги регистрации трудовых договоров, приказов по личному составу (с длительным сроком хранения), личных дел, личных карточек работников и др. хранятся 75 лет.

Следовательно, они не могут существовать только в электронном виде. В работе с такими регистрационными формами следует придерживаться следующих правил.

Правило 1. По окончании календарного года электронные регистрационные книги (журналы) должны быть распечатаны постранично и переплетены в твердые или мягкие обложки в зависимости от срока хранения, который равен сроку хранения зарегистрированных в книге (журнале) документов.


Бесплатная юридическая консультация:

Правило 2. Все регистрационные формы, независимо от срока хранения, должны быть прошиты, а не проклеены или скреплены металлическими скобками. Страницы книг (журналов) нумеруются до начала использования формы.

Правило 3. Книги (журналы), в которых регистрируются документы длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, не только прошиваются и нумеруются, но и прошнуровываются, а затем заверяются. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество прошитых и пронумерованных листов книги (журнала). Заверитель- ная надпись делается руководителем или специалистом кадровой службы и удостоверяется печатью отдела кадров. При ее отсутствии заверительная надпись делается руководителем организации или уполномоченным им лицом и удостоверяется печатью организации.

Какие особенности оформления регистрационных форм установлены нормативными актами?

Особые требования предъявляются к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

3. Контроль исполнения документов.

Большое значение для кадровой службы имеет контроль исполнения документов, а также контроль за соблюдением требований ТК РФ при работе с персоналом.


Бесплатная юридическая консультация:

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

НА № 6‘2013Внесение очередных изменений в трудовое законодательство позволяет говорить о начале перехода к безбумажным технологиям при документировании работы с персоналом. Федеральным законом от 05.04.2013 № 60-ФЗ в ТК РФ введена новая глава 491 «Особенности регулирования труда дистанционных работников» (вступила в силу 19 апреля 2013 г.), где впервые говорится об обмене электронными документами между работодателем и работником.

Вопрос о необходимости правового регулирования труда дистанционных работников обсуждался не год и не два — на практике такая организация работы «неофициально» существует уже довольно давно. Теперь дистанционные работники трудятся легально.

Потребность в переходе от бумажных документов к электронным вызвана прежде всего особенностью самой дистанционной работы, под которой понимается выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (ч. 1 ст. 3121 ТК РФ).

В ТК РФ прямо сказано, что дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе (ч. 2 ст. 3121 ТК РФ) и на них распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права (ч. 3 ст. 3121 ТК РФ).

Все это означает, что в целом дистанционные работники должны быть оформлены на работу по общим правилам, в том числе с соблюдением требований к документированию трудовых отношений. При этом традиционные документы, составленные на бумажном носителе, могут заменяться электронными фактически во всех ситуациях, возникающих в работе с персоналом.


Бесплатная юридическая консультация:

Чем документы, оформляемые для дистанционного сотрудника, отличаются от обычных кадровых документов?

Составляемые для дистанционного работника электронные документы по форме и содержанию в целом соответствуют традиционным бумажным аналогам, содержат те же реквизиты: наименование организации, вид документа, дату регистрации, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования (при необходимости), визы ознакомления. Оформление этих реквизитов должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Однако информация, содержащаяся в этих документах, представлена не в бумажном, а в электронном виде и передается с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, поэтому совершенно иначе оформляется один из самых главных реквизитов документов, непосредственно влияющий на их юридическую силу, — реквизит «Подпись», а также реквизит «Виза ознакомления работника с документом».

Электронная подпись

Обмен электронными документами требует применения нового вида подписи — электронной. Отсутствие ее у гражданина (будущего дистанционного работника) не позволит перейти к безбумажным информационным технологиям при документировании работы с кадрами.

Статья 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон об электронной подписи) определяет такую подпись как информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.


Бесплатная юридическая консультация:

Статьей 5 Закона об электронной подписи предусмотрены два ее вида:

Вид 1. Простая электронная подпись — посредством кодов, паролей или иных средств она подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Вид 2. Усиленная электронная подпись, она может быть неквалифицированной и квалифицированной.

Неквалифицированная электронная подпись:

  • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  • создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись соответствует всем признакам неквалифицированной и следующим дополнительным признакам:


Бесплатная юридическая консультация:

  • ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  • для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным Законом об электронной подписи.

Какой вид электронной подписи используется при обмене электронными документами между работодателем и дистанционным работником?

Об этом прямо сказано в ч. 4 ст. 3121 ТК РФ: если предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи.

Создает сертификаты ключей проверки электронных подписей, выдает такие сертификаты лицам, обратившимся за их получением (заявителям), устанавливает сроки действия сертификатов, аннулирует их и т. д. удостоверяющий центр — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (ст. 2, 13 Закона об электронной подписи).

Установлен ли срок действия квалифицированной электронной подписи?

Обратите внимание! Если удостоверяющий центр признан уполномоченным федеральным органом соответствующим требованиям Закона об электронной подписи, то он получает аккредитацию (ст. 2, 15 Закона об электронной подписи)


Бесплатная юридическая консультация:

Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении следующих условий (ст. 11 Закона об электронной подписи):

  • квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром;
  • квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа или на день проверки действительности указанного сертификата;
  • имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи;
  • квалифицированная электронная подпись используется с учетом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписывающего электронный документ (если такие ограничения установлены).

Планируем заключать трудовые договоры с дистанционными сотрудниками. Задумались о том, что в электронном документообороте нужно будет применять усиленные электронные подписи. Возникают ли у работника и работодателя дополнительные обязанности в связи с получением и использованием усиленной электронной подписи?

Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей установлены ст. 10 Закона об электронной подписи.

Обязанность 1. Обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей.

Обязанность 2. Уведомлять удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки электронной подписи, и иных участников электронного взаимодействия о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении.


Бесплатная юридическая консультация:

Обязанность 3. Не использовать ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена.

Обязанность 4. Использовать для создания и проверки квалифицированных электронных подписей, создания ключей квалифицированных электронных подписей и ключей их проверки средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом об электронной подписи.

Обратите внимание на очень важные положения ст. 6 Закона об электронной подписи. Там определены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Обмен электронными документами

Далее мы рассмотрим ситуации, когда обмен электронными документами происходит при оформлении трудовых отношений.

Ситуация 1. Документы, необходимые для приема на работу в соответствии со ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в форме электронного документа (ч. 3 ст. 3122 ТК РФ), т. е. могут быть высланы по электронной почте.


Бесплатная юридическая консультация:

Введение в практику организации обмена электронными документами, безусловно, требует внесения соответствующих дополнений в правила внутреннего трудового распорядка, а порядок осуществления электронного документооборота и требования к его организации должны быть, на наш взгляд, изложены в Инструкции по кадровому делопроизводству.

При высылке будущим дистанционным сотрудником работодателю сканированных личных документов неизбежно встает вопрос о подтверждении их подлинности. Некоторые кадровики не без основания полагают, что во избежание подделок, например, документов об образовании и квалификации сканировать нужно не только оригиналы этих документов, но и их нотариально заверенные копии.

Мнение эксперта

Кто должен оплачивать создание электронной подписи дистанционного сотрудника?

Для использования усиленной квалифицированной электронной подписи необходимо выполнить следующие действия.

1. Изготовить квалифицированный сертификат ключа (с ограниченным сроком действия — например, один год).


Бесплатная юридическая консультация:

2. Изготовить сертифицированный защищенный носитель с определенным объемом защищенной памяти.

3. Приобрести бессрочную лицензию на право использования средства криптографической защиты информации (СКЗИ): сублицензионный договор на передачу СКЗИ и уведомление с кодом активации.

4. Приобрести универсальный установочный диск со специальным программным обеспечением и инструкцией по его использованию.

5. Периодически получать консультационную техническую поддержку.

6. Установить и настроить программное обеспечение на компьютере сотрудника (при необходимости).


Бесплатная юридическая консультация:

Для этого нужно заключить договор на предоставление услуг со специализированным удостоверяющим центром в данном регионе, имеющим лицензии ФСБ:

  • на осуществление разработки, производства шифровальных (криптографических) средств, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств информационных и телекоммуникационных систем;
  • на осуществление технического обслуживания шифровальных (криптографических) средств;
  • на предоставление услуг в области шифрования информации.

Например, электронные подписи оформляют ООО «Такском», УЦ «Тензор», УД «Б2Б Коннект», удостоверяющий центр ОАО «СДО», ФГУП «ЦентрИнформ», ОАО «Электронная Москва», (РАЦ) ООО «ИнфоЦентр», УЦ ООО «Кордон» и др.

Все это обойдется работнику в несколько тысяч рублей (в зависимости от региона России).

Работодатель не обязан компенсировать работнику такие расходы. Но если он согласится все же это сделать, взятое им на себя обязательство нужно будет отразить в трудовом договоре с дистанционным работником (ч. 1 ст. 3123 ТК РФ). Там же следует указать, подробный перечень компенсируемых расходов на оформление усиленной квалифицированной электронной подписи, порядок и сроки выплаты компенсации.

При принятии работодателем такого решения встает вопрос о возможности признания компенсированных работнику расходов в целях налогообложения прибыли. При этом позиция Минфина и ФНС России по этому вопросу пока не выработана.


Бесплатная юридическая консультация:

Может ли работодатель получать электронную подпись за работника, т. е. по своему месту нахождения? Что нужно для этого — доверенность от работника?

Работодатель не может оформить электронную подпись на работника. Дистанционный сотрудник должен сделать это сам, обратившись в региональный удостоверяющий центр по месту своего нахождения и представив туда:

  • заявление на изготовление квалифицированного сертификата ключа подписи;
  • паспорт;
  • нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;
  • СНИЛС в ПФР.

Оформленной по всем правилам электронной подписью работник сможет пользоваться в личных целях, в том числе для подписания трудового договора о дистанционной работе, и на портале государственных услуг (www.gosuslugi.ru).

Такой порядок получения электронной подписи физическим лицом объясняется следующими обстоятельствами. Владелец сертификата ключа проверки электронной подписи — это лицо, которому в установленном п. 4 ст. 2 Закона об электронной подписи порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи.

Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи содержит в своей структуре:

  • фамилию, имя, отчество и СНИЛС в ПФР (для владельца — физического лица);
  • ОГРН и ИНН юридического лица (для владельца — юридического лица).

И даже тогда, когда электронная подпись оформляется для юридического лица на уполномоченное лицо (не руководителя организации), структура будет такой же. При этом статус владельца электронной подписи остается за юридическим лицом. Оно выступает владельцем соответствующего квалифицированного сертификата, а уполномоченное физическое лицо действует от его имени на основании учредительных документов (руководитель организации). Оформление организацией электронных подписей на уполномоченных лиц производится для обеспечения ее деятельности — сдачи отчетности в электронном виде, участия в электронных торгах и т. д., — а не в интересах сотрудников.

Осуществление дистанционным работником электронного обмена документами с помощью полученной для него работодателем электронной подписи есть не что иное как личное использование такой подписи работником. И как сказано выше, по документам сотрудника организация это сделать не сможет. Оформление квалификационного сертификата ключа по удостоверению личности производится только для физических лиц.

Ситуация 2. Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с указанными документами может осуществляться путем обмена электронными документами (ч. 5 ст. 3122 ТК РФ).

Особенности организации дистанционного труда могут быть отражены в специально разработанных локальных нормативных актах или в положениях и инструкциях, существенно отличающихся по содержанию от традиционно создаваемых документов для офисных работников.

Так, для дистанционных сотрудников целесообразно отдельно проработать и изложить в соответствующих документах вопросы (ст. 3123 ТК РФ):

  • о порядке и сроках обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
  • о порядке и сроках представления дистанционными сотрудниками отчетов о выполненной работе;
  • о размере, порядке и сроках выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
  • об охране их труда, особенно при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

В правилах внутреннего трудового распорядка необходимо указать особенности режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника. Как правило, этот режим устанавливается им по своему усмотрению, что тем не менее не освобождает работодателя от обязанности ведения табеля учета рабочего времени в соответствии с ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Необходимо также установить порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого и иных видов отпуска (ст. 3124 ТК РФ).

В дальнейшем установленные работодателем нормы могут быть включены в трудовые договоры, заключаемые с дистанционными сотрудниками.

Ситуация 3. Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами (ч. 1 ст. 3122 ТК РФ).

При оформлении трудового договора по обычаям делового оборота документ заверяется печатью. Электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

При этом федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью (ст. 6 Закона об электронной подписи).

Ситуация 4. Если в соответствии с ТК РФ дистанционный работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с приказами работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, то он может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами (ч. 5 ст. 3121 ТК РФ).

Источник: http://hr-portal.ru/article/elektronnye-dokumenty-v-kadrovoy-sluzhbe-novye-pravila-i-resheniya

Минтруд назвал дату перехода на электронный кадровый документооборот

Первые результаты пилотного проекта по внедрению электронного документооборота в кадровой сфере

С 23 марта по 1 октября 2018 года Министерство труда и соцзащиты проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2018 № 194. В нем, в частности, сказано, что новые правила работы будут опробованы на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя.

В пилотном проекте участвовали 11 крупных компаний: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «АЛЬФА-БАНК», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг». Среди их задач было:

  • опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
  • оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации;
  • выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. виде;
  • подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов;
  • предоставить инициативы по внесению изменений в законодательство с целью разрешения ведения ЭКД.

По информации Минтруда от 19 октября 2018 г., результаты пилотного проекта уже подведены. Проблемы, которые были выявлены, правительству придется решать до того, как появятся конкретные нормативные акты по ЭКД. Вот на какие трудности указал бизнес:

  1. Высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи. Предполагается, что электронный документооборот потребует ежегодно приобретать минимум 1 цифровую подпись. Сейчас ее стоимость на 1 человека составляет от 1 до 5 тысяч рублей. Если эта цена не снизится, то экономический эффект от внедрения ЭКД будет ничтожно малым.
  2. Отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи. В настоящее время законом утверждены несколько видов ЭЦП, которые используются для различных ситуаций. Наиболее востребованной является усиленная квалифицированная подпись, поскольку с ее можно использовать в более широком спектре правоотношений. Однако для кадрового делопроизводства законом пока не установлен тот тип ЭЦП, который должен использоваться, и его особенности.
  3. Проблемы технического характера. Участвовавшие в эксперименте компании пришли к выводу, что ведение документов исключительно в онлайн-формате невыгодно работодателя из-за высокого риска быть наказанным из-за проблем технического характера. Так, за потерю данных, несанкционированное их использование третьими лицами, ошибки программного обеспечения при передаче или обработке информации придется отвечать именно работодателю. Если же понадобятся потерянные документы суду или контролирующим органам, то пострадает не только компания, но и работник, чьи сведения были утрачены. А значит, привлечь к ответственности сможет и сотрудник, и контрольно-надзорные органы.
  4. В случае потери документов работодателем возникают также риски для работников. Без документов они не смогут защитить свои права.

Поскольку проблемы существенные, в Министерстве труда, Российском союзе промышленников и предпринимателей и Федерации независимых профсоюзов предложили сначала найти варианты их решений, а затем поэтапно внедрять все инициативы. Кроме того, чиновники считают, что сначала надо дождаться изменений в сфере IT, чтобы появились нормы, касающиеся универсальной электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости е-документов, в том числе в суде. По планам правительства, соответствующие законопроекты должны быть подготовлены в следующие сроки:

  • к декабрю 2018 года – инициативы, касающиеся формирования, приобретения и использования электронной подписи, установления унифицированных требований к ней, ее визуализации в электронном документе;
  • к июлю 2019 года – проекты, где будут уточнены понятия электронного документа, процедуры хранения и обработки электронных документов и их дубликатов (электронных образов).

В Министерстве труда уверены, что только после принятия всех этих правовых основ можно начинать активную проработку законопроекта, позволяющего работодателям вести кадровую документацию только в электронном виде. Появится документ, по прогнозам чиновников, не раньше 2021 года.

Что решили по электронной трудовой книжке?

Первоначально чиновники хотели объединить инициативу о переходе на электронную трудовую книжку с идеей полностью перевести работодателей на ЭКД. Однако как показал эксперимент – образец, электронный документооборот в кадровом делопроизводстве должен развиваться отдельно. На этом настояли объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей.

Так что Минтруд решил законопроект об электронной трудовой книжке продвигать уже сейчас, чтобы в 2019 году внедрить веб-документ в отечественных компаниях. Как сообщают чиновники, инициатива готова, и она предполагает, что (цитата из информации Минтруда от 19 октября 2018 г.):

работодатели будут направлять в Пенсионный фонд России в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, то есть о приеме на работу, переводе на другое рабочее место, увольнении. Проект является масштабным, так как затрагивает всех работодателей. Работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например, при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности.

Текст законопроекта на момент написания статьи официально опубликован не был. Как только документ появится, редакция Клуба ТК расскажет об этом. О плюсах и минусах электронной трудовой книжки можно почитать в нашем материале «Правительство введет электронные трудовые книжки через 1,5 года».

Как вообще чиновники видят реформу

Как ранее заявляла замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова, Минтруд готов выслушать позицию предпринимателей и профсоюзов по вопросу перехода российских компаний на ЭКД.

Любовь Ельцова объяснила (цитата по официальному сайту Минтруда — прим.ред.):

«Главная суть наших предложений заключается в том, чтобы наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность ведения электронного кадрового документооборота. В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме. Это решение будет приниматься работодателем только с учетом мнения представительного органа работников.

Все расходы по ведению документов в электронной форме возлагаются исключительно на работодателя. Работник не должен нести никаких издержек, связанных с ведением частичного или полного электронного кадрового документооборота. Кроме того, работодатель обязан по требованию работника предоставлять ему документы, созданные в электронной форме, на бумажном носителе».

Кто уже готов к переходу

В министерстве подчеркивают, что за внедрение ЭКД выступают компании из банковского сектора и IT-технологий, «где преимущественно вертикально интегрированные структуры, и работа связана с применением информационных технологий». Поэтому они и стали первыми участниками пилотного проекта. Вместе с тем и многие компании уже оценили достоинства электронного документооборота, поэтому если власти его узаконят в кадровом делопроизводстве, потихоньку начнут переходить на новые правила работы.

По словам эксперта КлубаТК, юриста рекрутингового агентства «Арес» Татьяны Магеры, внедрение кадрового электронного документооборота — необходимый и закономерный процесс. Возможно, на первом этапе переход на него действительно мог бы быть исключительно добровольным как для работодателей, так и для работников. Тем более, что фактически создание и учет кадровых документов уже несколько лет происходит в цифровом форме. Распечатывание и дублирование документа на бумажном носителе обязательно в силу требования о его заверении личной подписью работника и работодателя. Легализация электронной цифровой подписи для сторон трудовых правоотношений могла бы решить эту проблему.

Татьяна Магера также напоминает, что использование таких порталов как nalog.ru, arbitr.ru, gosuslugi.ru cтановится с каждым днем все более популярным и эффективным. Так что ничего не мешает внедрить электронный документооборот и в кадровом учете, в том числе с использованием уже имеющихся платформ и наработок.

Что можно переводить в онлайн-формат уже сейчас

Российское законодательство содержит множество нормативных актов, позволяющих компаниям переводить некоторые кадровые документы в цифровой формат. По решению руководства предприятия, внутренние бумаги могут оформляться непосредственно в рабочих компьютерах. При необходимости их можно распечатать и подписать. Если в цифровом варианте их отправлять работникам или государственным органам, их подлинность обязательно надо подтверждать электронной цифровой подписью.

Вот список документов, которые вполне можно составлять в компьютере:

  • трудовой договор с дистанционным работником ( ст. 312.2 ТК РФ );
  • электронный больничный (Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ);
  • акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»);
  • сведения персонифицированного учета и уплаченных страховых взносах (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»);
  • любые другие документы, в которых работникам не надо ставить подпись (например, журнал учета электрооборудования, журнал учета рабочего времени, пр.).

Личные карточки работников, приказы по личному составу, трудовые книжки и журнал их учета, трудовые договоры и допсоглашения к ним, а также большая часть кадровых журналов пока должны вестись на бумаге.

Источник: http://clubtk.ru/mintrud-soglasilsya-na-elektronnyy-kadrovyy-dokumentooborot

Организация электронного документооборота кадровых служб

Квалификационный справочник рекомендует учитывать ряд квалификационных требований по должности начальника отдела кадров. В частности, в его обязанности входит внедрение современных методов управления кадрами с использованием автоматизированной системы «АСУ-кадры» и автоматизированных рабочих мест (далее — АРМ) работников кадровых служб, создание банка данных о персонале предприятия, его своевременное пополнение, оперативное предоставление необходимой информации пользователям. В свою очередь, в требованиях к знаниям указано, что начальник отдела кадров должен знать порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия и представлять себе возможности использования современных информационных технологий в работе службы.

Однако, как мы выяснили, не во всех бюджетных учреждениях страны созданы автоматизированные рабочие места работников кадровых служб. Не везде внедрена в трудовой процесс и «АСУ-кадры». Есть регионы страны, где эта система, спланированная для облегчения повседневной деятельности кадровиков еще до распада СССР, только начинает вводиться как инструмент и средство автоматизации кадрового документооборота. Так, только в 2007 году администрация Алтайского края вслед за администрацией Барнаула стала внедрять в госучреждениях автоматизированную систему управления кадрами на базе системы «Кадры» компании «Электронные Офисные Системы» . Напомним, что организация АРМ кадровиков позволяет оперативней решать текущие задачи кадрового учета и делопроизводства, автоматизировать процесс ведения кадрового резерва, создания и обработки опросных листов и т.п. Кроме того, с внедрением «АСУ-кадры» упрощаются условия взаимодействия таких важных для производственно-хозяйственной деятельности организации подразделений, использующих персональный канал сетевого сервера в локальной (внутренней) компьютерной сети, как отдел кадров и бухгалтерия. В этих же целях фирма «1С» создала программу «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения». В фирме или у ее партнеров можно заказать создание индивидуального программного продукта, нетипового проекта, учитывающего специфику конкретной бюджетной организации. После внедрения технологии управления персоналом и обучения правилам ее использования фирма, ее партнеры либо их представители обеспечивают дальнейшую техническую поддержку и сопровождение. Индивидуальная разработка и внедрение специальных систем «АСУ-кадры» нетипового характера также возможны. Особенность таких систем — адаптация АРМ кадровиков к включению не только во внутренний, но и во внешний документооборот регионального и федерального уровня . Таким образом, в настоящее время ограничением могут стать лишь финансовые сложности , связанные с приобретением того или иного вида желаемого оборудования и программного обеспечения для автоматизации управления кадровым документооборотом, а также для оперативного и объективного учета персонала. Тема электронного документооборота достаточно широка. Она охватывает как различные виды отношений внутри бюджетного учреждения, так и его деятельность вне стен организации. Мы рассмотрим только правовое регулирование ведения документооборота, связанного с трудовыми отношениями.

Правовые условия введения и ведения электронного документооборота по кадрам

Каково правовое значение понятия «электронный документ»? Какие нормативные акты содержат критерии признания его достоверным и допустимым не только как средство документооборота, но и как письменное доказательство в гражданском судопроизводстве при возникновении трудового спора? Базовыми в части регулирования порядка ведения в сфере трудовых отношений электронного документооборота являются законы, связанные с операциями с информацией. Существует отдельная комплексная отрасль законодательства — информационное право. Это прежде всего федеральные законы: — от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» в ред. от 08.11.2007 (далее — Закон о ЭЦП). В нем дано определение понятия электронного документа — это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Электронная цифровая подпись — это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе; — от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010), где сказано, что документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем; — от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 21.07.2011). В нем указано, во-первых, что информация — это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления, во-вторых, что электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин (в том числе ПК), а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах; — от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (в ред. от 25.07.2011), с которым тесно юридически связана гл. 14 «Защита персональных данных работника» ТК РФ (ст. 85-90). Анализ Закона об ЭЦП позволяет утверждать, что часть общественных отношений, в которых используется электронный документооборот, осталась вне правового регулирования, в том числе трудовые и связанные с ними отношения, являющиеся предметом трудового права. В законодательстве понятие «электронный документ» используется неоднозначно. На практике это нередко приводит к разногласиям между работодателем и работником, в частности, по поводу использования при обработке персональных данных последнего бумажных и электронных носителей информации. Сразу отметим, что актов нормативного либо рекомендательного характера, направленных на правовое регулирование электронного документооборота в трудовых отношениях, мы не обнаружили. Тем не менее, сейчас действует ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (утвержден Постановлением Госстандарта СССР от 09.10.1984 N 3549). В этом стандарте определены требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также установлен порядок внесения в них изменений. Немаловажным документом, в том числе для ведения электронного документооборота, является ГОСТ Р«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28). Из него следует, что юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Кроме того, в целях адаптации нетипового проекта «АСУ-кадры» для заполнения и распечатки через АРМ кадровика унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление N 1), можно использовать в локальном правовом регулировании следующие отраслевые стандарты (скорректированные применительно к специфике организации): — ОСТ 4.071.«Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров»; — ОСТ 4.071.«Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Классификация и кодирование информации» . Напомним, что во всех организациях должны применяться унифицированные формы, за исключением ряда форм по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, которые не используются в работе бюджетных учреждений (п. 2 Постановления N 1). В любом случае введению в практику электронной системы документооборота между работниками, представителями работодателя и подразделениями организации должен предшествовать приказ руководителя. При этом кадровики не вправе подменять документы на бумажном носителе, подписанные надлежащими лицами, копиями этих документов, содержащимися в ПК. В случае трудового спора, например, об увольнении работника, действующее законодательство не позволяет рассматривать в качестве достаточного доказательства приказ об этом в виде распечатки оригинала, находящегося на диске ПК. Такая ситуация сложилась из-за того, что ни контрольно-надзорные органы, ни КТС, ни суд не имеют надлежащего оборудования, позволяющего без прерывания процесса рассмотрения трудового спора (как при почерковедческой экспертизе) убедиться в волеизъявлении руководителя учреждения, если документ содержит факсимильную или электронно-цифровую, а не рукотворную подпись.

Организационные условия введения и ведения электронного документооборота по кадрам

Для организации обмена информацией в локальной электронной сети как программисты, так и специалисты по цифровым технологиям рекомендуют базы программного обеспечения (ПО) и операционных систем (ОС) Windows или Linux с адаптированной к ним СУБД и подсистемой управления процессом «АСУ-кадры». Отметим, что, несмотря на достаточно большой набор нестандартных дополнительных функций, программа «АСУ-кадры» использует только стандартные операторы и конструкции. Это обеспечивает возможность легкого переноса программы на другой SQL-сервер. Такими наиболее распространенными комплексами являются, например, СУБД Oracle v. 7.3, 9i под ОС SCO OpenServer и Red Hat Linux для разработки и внедрения ПО контура «Трудовые ресурсы» (АСУ «Кадры», «Зарплата», «Налоги», «ПФР» и т.п.). Подобные комплексы позволяют также подготовить данные для отчетов организации перед территориальными службами статистики, налогообложения и пенсионного накопления и производят дополнительную поддержку интерфейсов с модулем HR ИИС SAP R/3, используемым для расчета зарплаты. Более того, с подобными модулями возможна подготовка персональных данных работников, начислений и удержаний по зарплате с последующей загрузкой сведений как в ИС «SAP R/3», «Галактика», «1С», так и в хранилище информации о зарплате и персонале. Работа отдела кадров любого бюджетного учреждения связана с накоплением большого количества личных данных персонала и необходимостью их архивного хранения. Традиционно информация хранится на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, увольнении, уходе сотрудника в отпуск, переходе на другую должность, зачислении в резерв и т.п. Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных, учитывая, что нередко штат отдела кадров довольно велик. Исходя из требований гл. 14 «Защита персональных данных работника» ТК РФ (ст. 85-90) доступ к архиву информации должен быть сокращен до минимума. Доступ, как правило, должны иметь только начальник отдела кадров и специалист по кадрам, назначенный приказом по бюджетному учреждению лицом, ответственным за хранение и использование персональных данных работников. Тем не менее, к отдельным позициям персональных данных должны иметь доступ все работники отдела кадров, занятые в реализации документооборота и допущенные к управлению кадрами с использованием «АСУ-кадры» и АРМ. Для этого на каждом или отдельно выделенном рабочем месте нужно оборудовать АРМ кадровика, учитывая рекомендации специалистов . Законодательство этот вид правоотношений работника и работодателя в настоящее время не регулирует, поэтому права, обязанности и ответственность сторон должны быть регламентированы в локально-нормативных актах или индивидуальных соглашениях.

Организация внутреннего электронного документооборота кадровых служб

Итак, для организации внутреннего электронного документооборота кадровых служб необходимы АРМ и «АСУ-кадры». Автоматизированное рабочее место в основном ориентировано на пользователя, не имеющего специальной подготовки по использованию вычислительной техники. Основным назначением АРМ можно считать децентрализованную обработку информации на рабочих местах, использование соответствующих «своих» баз данных при одновременной возможности вхождения в локальные сети АРМ и ПК, а иногда и в глобальные вычислительные сети, включающие мощные ЭВМ. АРМ — это специализированная система, представляющая собой комплекс технических средств и программного обеспечения, ориентированный на конкретного специалиста (от руководителя отдела кадров до табельщика и дежурного бюро пропусков). АРМ является основным средством автоматизации профессиональной деятельности, системой, структура которой (то есть совокупность всех подсистем и элементов) определяется функциональным ее назначением. Она включает совокупность подсистем: технической, информационной, программной и организационной. К технической подсистеме относятся аппаратные средства, необходимые для выполнения определенной трудовой функции. В состав оборудованного АРМ входят, как правило, ПК, принтер, сканер, средства связи с другими АРМ, работающими в общей сети учреждения, а также другие средства связи (телефон, телекс, телефакс). Одним из важнейших факторов, определяющих эффективность работы на АРМ, является наличие «дружественных» средств интерфейса по отношению к сотруднику отдела кадров, обеспечивающих комфортность работы на машине. К аппаратным средствам необходимы прикладные программы, такие как текстовые редакторы, электронные таблицы, средства деловой графики, то есть офисные приложения. К информационной подсистеме относятся массивы информации, хранящейся в локальных базах данных, как правило, на дисковых накопителях. Сюда же относятся и системы управления базами данных. Программное обеспечение включает операционные системы, сервисные программы, стандартные программы пользователей и пакеты прикладных программ, выполненные по модульному принципу и ориентированные на решение определенного класса задач, обусловленного назначением АРМ. По мере необходимости в программное обеспечение включаются также пакеты программ для работы с графической информацией. Организационное обеспечение АРМ имеет своей целью организовать их функционирование, развитие, подготовку кадров, а также администрирование. К последнему относятся планирование работы, учет, контроль, анализ, регулирование, документальное оформление прав и обязанностей пользователей АРМ. «АСУ-кадры» является программой, активно использующей сетевое соединение отдельных компьютеров в локальную вычислительную сеть (ЛВС). Только при этом становится возможной передача информации с любого рабочего места пользователя на сервер и обратно. Скорость передачи данных по сети естественным образом влияет на общую скорость работы всего АРМ. В свою очередь, скорость прохождения информации от сервера к локальному компьютеру пользователя определяется комплексом программно-аппаратных средств, которые и составляют локальную вычислительную сеть. В настоящее время существуют различные способы связи разрозненных компьютеров в единое целое, то есть в сеть. Спектр аппаратных средств и программ для управления ими широк. Как выбрать тип сети и ее программного обеспечения? Неправильный выбор может в дальнейшем привести к невозможности функционирования программ в случае увеличения числа АРМ или возрастания требований к скорости и объемам передаваемой информации. Ясно, что необходимо в достаточной степени понимать принципы организации ЛВС, чтобы грамотно выбрать аппаратные и программные средства для ее построения. Уточним, что же собой должны представлять типовые АРМ руководителя кадровой службы и исполнителя кадровой работы. При этом на выбор конкретных технических средств (которые различаются функциональными, объемными и стоимостными показателями) влияют такие факторы, как объем документооборота, способ эксплуатации технических средств, объем копируемых документов, технологические и эксплуатационные характеристики оборудования, марка (фирма-производитель), стоимость эксплуатации. Так, АРМ начальника отдела кадров и менеджера по управлению персоналом состоит из: — ПК, включающего в себя системный блок, дисплей (монитор), клавиатуру, мышь; — телефона и многофункционального устройства, которое включает в себя сканер, принтер и ксерокс (на отдел); — факса-модема, который используется для передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера; — шредера — уничтожителя бумаги. Такое АРМ обеспечит обмен сведениями между отделом кадров и бухгалтерией, а также снабжение иных подразделений открытой кадровой информацией. Кроме того, оно позволит создать банк данных о персонале организации, своевременно пополнять этот банк и оперативно предоставлять необходимую информацию допущенным к ней пользователям.

Организация внешнего электронного документооборота кадровых служб

Вкратце скажем о возможности использования АРМ для создания и передачи отчетности в соответствующие государственные службы и фонды, ведения переписки с кандидатами на вакантные рабочие места, запроса необходимых справок и т.п. Появление таких систем электронной передачи сообщений, как электронная почта, вызвало необходимость применять технические средства их аутентификации для защиты передаваемой информации от несанкционированного ее изменения со стороны третьих лиц. Ведение электронной переписки обязывает проверять отправленную и полученную корреспонденцию на наличие какого-либо искажения, а также определять источник информации с расчетом на то, чтобы данный источник не смог отрицать свое авторство. Решением стали реквизиты, идентифицирующие электронный документ и в значительной степени определяющие его юридическую силу. Главный из них — ЭЦП. Некоторые руководители бюджетных учреждений дают по электронной почте задания и получают отчеты об их выполнении в том же порядке. Предположим, что сотрудник постоянно нарушает сроки выполнения. Тогда у работодателя, скорее всего, возникнет желание зафиксировать это, чтобы впоследствии наложить дисциплинарное взыскание. Однако работник может в таком случае не согласиться, что он вообще получал задание, сделать вид, что информировал работодателя о складывающихся негативным образом обстоятельствах, но не получил ответа на вопрос о своем дальнейшем поведении и действовал по своему усмотрению. Поэтому нужно в трудовом договоре или должностной инструкции предусмотреть не только возможность получения заданий по электронной почте, но и определить, как подтверждается получение писем и какой вид дисциплинарной ответственности несет работник за неисполнение электронных поручений.

Выводы и предложения

Даже если в организации введена система электронного документооборота, все кадровые документы, в отношении обработки которых трудовое законодательство и иные правовые акты требуют получать согласие работника, надо хранить на бумажном носителе, с подписями уполномоченных лиц и работника. Мы присоединяемся к выводу, сделанному В. Пустозеровой: если хранить приказы по кадровому составу в электронном виде, а отдельно расписку работника об ознакомлении в бумажном варианте, то при возникновении конфликта работник может сказать, что был ознакомлен вовсе не с тем документом, который надлежащим образом сохранен в организации. И доказать противное будет невозможно . Следовательно, на данном этапе, при имеющейся правовой базе регламентации трудовых отношений полный переход на кадровый электронный документооборот не будет соответствовать законодательству о труде.

Источник: http://info-personal.ru/jformlenye-dokymentov/organizatsiya-elektronnogo-dokumentoo/

×
Юридическая консультация онлайн