Skip to content

Экспертиза ценностей документов по перечням

Экспертиза ценности документов


Бесплатная юридическая консультация:

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

После завершения хранения документов в делопроизводстве проводится их оценка и ряд организационных и технических работ по подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию.

Оглавление:

В состав этих работ входят:

  • экспертиза ценности документов для определения возможности их дальнейшего практического и научного использования;
  • оформление дел, подлежащих дальнейшему (архивному) хранению;
  • составление описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;
  • передача дел в архив организации;
  • уничтожение документов с истекшими сроками хранения, не представляющих практической или научной ценности.

Для федеральных органов исполнительной власти установлен срок хранения документов по месту их создания. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Ценность документов как для каждой конкретной организации, так и для государства в целом неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какого-то конкретного задания или процедуры. Такая информация носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. По этой причине и установлен пятилетний срок хранения для всех видов переписки. Однако часть документов сохраняет свое значение на длительный (или постоянный) срок, так как содержит информацию, которая может быть использована ретроспективно уже не только для практической деятельности, но и для научных целей. Документы, которые содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата, деятельности юридических лиц и др., могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.


Бесплатная юридическая консультация:

Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения, а также отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени содержащаяся в них информация обладает практической или научной ценностью.

Экспертиза ценности проводится в несколько этапов — в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах. Первым этапом экспертизы является оценка и отбор документов на стадии, когда заканчивается их хранение в делопроизводстве и предстоит передача документов в архив. В федеральных органах исполнительной власти экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива.

В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

  • действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу:
  • типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения — нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
  • номенклатуры дел.

Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации, которая зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

Управленческие документы можно разделить на несколько групп:


Бесплатная юридическая консультация:

  • документы, отражающие основную деятельность учреждения или организации в целом, а также их структурных подразделений. В эту группу в основном входят организационно-распорядительные документы, многие из них имеют постоянный срок хранения:
  • документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для оперативной деятельности или используются в справочных целях. Это прежде всего документы оперативной и бухгалтерской отчетности. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет:
  • документы по личному составу могут храниться в течение нескольких десятилетий (некоторые хранятся постоянно); 75 лег должны храниться приказы о приеме, переводах, увольнении, трудовые договоры, личные карточки работников, лицевые счета. личные дела работников.

Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет их подлинность. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформленными и обладать бесспорной юридической силой. В исключительных случаях (например, при утрате подлинников) на хранение передаются копии документов. В этом случае каждый документ должен быть заверен в установленном порядке.

Копия передается на хранение (может быть приложена к подлиннику) и в случаях, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился.

Проведение экспертизы ценности документов. Экспертные комиссии

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертная комиссия

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В органах исполнительной власти, крупных учреждениях и организациях помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК создается и в структурах, имеющих подведомственную сеть организаций. В этих случаях экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует деятельность ЭК. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.


Бесплатная юридическая консультация:

ЦЭК и ЭК являются совещательными органами. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому экспертные комиссии должны с ними согласовывать многие свои решения. Например, если в перечне документов сроки хранения обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о сроках хранения и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочные комиссии.

ЭК организации формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает 3-5 наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа. В небольших организациях или компаниях в состав экспертной комиссии входит секретарь руководителя или руководитель секретариата.

Общий порядок организации работы экспертных комиссий определен Основными правилами работы архивов организаций, Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) (1995 г.). Примерное положение об ЭК см. приложение 9.

На основе Примерного положения должно разрабатываться индивидуальное положение об экспертной комиссии конкретной организации, предприятия. Индивидуальное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Положение об экспертной комиссии состоит из разделов. Текст каждого раздела делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.


Бесплатная юридическая консультация:

Положение определяет цель создания экспертной комиссии, ее статус как совещательного органа при руководителе организации, порядок формирования и назначения персонального состава комиссии, ее председателя и секретаря.

Положение должно содержать перечень правовых и нормативных актов и нормативно-методических документов, которыми комиссия руководствуется в своей работе. В перечень включают законы и другие правовые акты по архивному делу, указания органа управления архивным делом Российской Федерации (Росархива) или органов управления архивным делом субъектов РФ, Основные правила работы архивов организаций, другие нормативно-методические документы, разработанные архивными органами, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

В задачи экспертной комиссии входит:

  • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
  • организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
  • организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций главными функциями экспертных комиссий являются :

  • организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
  • рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):
    • проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
    • описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
    • описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы (Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.);
    • актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
  • подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
  • участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль над формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.


Бесплатная юридическая консультация:

Для выполнения своих функций экспертная комиссия наделяется определенными правами» которые также закрепляются в положении.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях» которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости (как правило, 1-2 раза в год).

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии, зафиксированные в протоколе, вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Источник: http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/ekspertiza-cennosti-d.html

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов. 1

Экспертиза ценности документов в организации проводится:


Бесплатная юридическая консультация:

  • в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
  • в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. 2

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

  • действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
  • типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
  • нормативно-методических документов Федерального архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела. 3

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации. 4

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

  • отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
  • отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
  • выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. 5

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. 6

Бесплатная юридическая консультация:

Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. 7

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. 8

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (формы данных видов документов приводятся в приложениях 1, 2, 3 и 4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. 9

В организации, не сдающей свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающей вопросы хранения и уничтожения дел, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и проводится их уничтожение, но только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. 10

Порядок проведения экспертизы ценности документов изложен в следующих документах:


Бесплатная юридическая консультация:

  • Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. – Глава 2;
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Раздел 3.5.3;
  • Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.4.1.

Дополнительная информация:

  • организация хранения документов;
  • номенклатура дел;
  • формирование дел;
  • оформление дел;
  • составление и оформление архивных описей дел;
  • экспертная комиссия (центральная экспертная комиссия);
  • порядок передачи дел в архив организации.

_____ 1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ.1. — М.: ФГУП «Стандартинформ», 2014. — Пункт 39. 2 Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 2.2. 3 Там же. – Раздел 2.1. 4-8 Там же. – Раздел 2.3. 9 Там же. – Раздел 2.4. 10 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2014 г. – 288 с.

Источник: http://www.edou.ru/enc/razdel32/?COURSE_ID=5&LESSON_ID=124

Экспертиза ценности документов по перечням

Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.

Перечни документов — это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны.


Бесплатная юридическая консультация:

Сложившаяся к 1990-м гг. система перечней достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций.

Но уже с начала 1990-х гг., когда в стране поменялись политические и экономические устои и в связи с этим возникли организации иных форм собственности (организации нового типа или негосударственные организации), в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, естественно, были привнесены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.

Современная система перечней документов.

В данной системе традиционно различают два типа перечней документов:

  • 1) с указанием сроков хранения;
  • 2) подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов. В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.


Бесплатная юридическая консультация:

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

Но типовые перечни не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.


Бесплатная юридическая консультация:

Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входят составной частью во все ведомственные перечни.

До 1990-х гг. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида — типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы СССР, которые ориентировались на документы государственных учреждений. Последним таким перечнем является типовой перечень документов, выпущенный в 1989 г.

В 1990-е гг. с появлением организацией разных форм собственности возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения.

Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по срокам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.

Из вышедших в последнее время (2000) типовых перечней наиболее современным является «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который явился логическим продолжением Типового перечня документов, вышедшего в 1989 г. Правовая база архивного дел На сегодняшний день положение основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, безоговорочно включающее в систему Федеральной архивной службы России органы управления архивным делом городов и районов стало не конституционным. По конституции РФ и действующему законодательству органы МСУ 1 не входят в систему органов государственной власти, хотя могут выполнять отдельные государственные функции, наделяться государственными полномочиями для решения вопросов местного значения. К ним, согласно Фз: «Об общих принципах организации МСУ в РФ», относятся организация и содержание муниципальных архивов.


Бесплатная юридическая консультация:

Согласно Гл. 1., ст. 7: «законодательство РФ об архивном деле состоит из настоящего Федерального закона, других федеральных законов, а также принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов субъектов РФ.

Законы и иные нормативные правовые акты субъектов РФ, нормативные правовые акты органов МСУ об архивном деле не должны противоречить настоящему закону. В случае расхождения между настоящим ФЗ и указанными актами действуют нормы настоящего Федерального закона

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения по организации хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от форм собственности на них, а также по управлению архивами в интересах граждан, общества и государства» 2 .

Проект Федерального закона отражает в себе главным образом управление архивным делом в РФ, состав архивного фонда РФ, создание архивов, доступ к архивным документами их использование, хранение и учет архивных документов, финансовое и материально-техническое обеспечение архивного дела. В нем также четко оговорены обязанности органов государственной власти, органов МСУ, и иных юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и другие их права и обязанности.

Проект Федерального закона «Об архивном деле в РФ» 2 в сравнении с предыдущими 3 не только имеет преимущества общего характера (более широкая сфера применения, отсутствие деления Архивного фонда страны на государственную и негосударственную части и др.), но и уделяет больше внимания муниципальному архивному звену. Но вместе с тем проект закона содержит некоторые изъяны, пробелы и противоречивые формулировки. В его последней публикации 1 имеется четыре концептуально спорных момента, которые затруднят практическое применение закона после его официального утверждения.


Бесплатная юридическая консультация:

В основном, при чтении многих статей проекта закона заметно предпочтение, оказываемое документам, относимым к Архивному фонду Российской Федерации, по сравнению с теми, которые в него не входят. Между тем в80-е годы рядом архивистов, в том числе и А. Т. Черешней, проводились примерные подсчеты, согласно которым ежегодно создававшиеся документы Государственного архивного фонда (без учета личного состава) составляли от 4 до 6 % всех вновь образующихся документов в СССР. Думается, что в современных условиях, когда около 70 % имущества находится в частной или иной негосударственной собственности, этот процент соотношения между документами постоянного и временного хранения, соответственно входящими и не входящими в состав Архивного фонда Российской Федерации, стал еще меньше. Безусловно, историко-культурное значение общероссийского архивного фонда велико. Еще Конвенцией ООН от 14 мая 1954 г. архивные документы такого рода были определены как абсолютные ценности, имеющие особое значение для культурного наследия нации. Все же оттеснять на второй план вопросы сохранности и использования документов, не вошедших в состав Архивного фонда Российской Федерации, было бы серьезным заблуждением.

В условиях социально-экономических реформ увеличился массив документов долговременного хранения, подтверждающих право на имущество предприятий и граждан. Такого вида документация должна храниться до сноса зданий десятки, сотни лет.

Другой признак правового неравенства состоит в самой конструкции разделов проекта закона и формулировании базовых понятий. Например, при определении понятия «архивное дело» (ст. 3) говорится об Архивном фонде Российской Федерации и «других архивных документах». Что подразумевает термин «другие архивные документы» не ясно; скорее всего, документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации. Такие же формулировки есть в ст. 4 и ряде других статей проекта.

Формулировки, относящиеся к «другим архивным документам», рассредоточены по разным разделам проекта, часто в весьма спорных истолкованиях. На мой взгляд, и юридически, и архивоведчески было бы правильней вслед за главой II «Архивный фонд Российской Федерации» дать специальную главу III «Архивные документы, не входящие в состав Архивного фонда Российской Федерации» с соответствующими статьями об обеспечении их сохранности, условиях доступа и использования, порядке уничтожения или передачи другим собственникам.

Другой существенный недочет обсуждаемого проекта применительно к праву собственности на документы связан с недостаточным правовым обобщением практики выполнения работ хозяйствующими субъектами. Есть случаи, когда государственные организации в процессе работ, выполняемых по заказу негосударственных структур и частных лиц, создают аудиовизуальные и другие документы, которые затем по условиям договора в полном комплекте (подлинники и копии) передаются заказчику. В этом случае их правомерно рассматривать как архивные документы частной собственности. Так как в соответствии со ст. 6 федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»: «физические и юридические лица являются собственниками тех документов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях, получены в порядке дарения или наследования». Исходя из этой правовой нормы, наверное, нуждаются в корректировке ст. 7 и 9 проекта, в которых следовало бы указать, что архивные документы, созданные государственными органами и организациями за счет средств физических и юридических лиц на базе имущества, находящегося в частной собственности, не относятся к архивным документам государственной собственности.


Бесплатная юридическая консультация:

Недостаточно обоснованы, на мой взгляд, сроки временного хранения документов до их передачи в госархивы, зафиксированные в ст. 22 проекта. В архивных законах большинства европейских стран установлен единый срок временного хранения документов в организациях без подразделения по уровням управления. Например, по датскому закону об архивах документы общегосударственного уровня передаются на хранение в Национальный архив, а регионального — в провинциальные архивы через 30 лет после их создания 1 . Формулировка ст. 25 проекта нуждается в уточнении. Из нее ни как не следует, что гражданин может обжаловать ограничение или отказ госархива в доступе к документам, однако такая возможность ему предоставлена Федеральным Законом «Об обжаловании в суде действий и решений, нарушающих права и свободы граждан» от 15 апреля 1933 г.. В этом случае в проект архивного закона целесообразно включить норму о том, что граждане (пользователи) могут в установленном федеральным законодательством порядке обжаловать в суде отказы в предоставлении архивных документов, если считают их необоснованными. Одновременно и на пользователях архивных документов должны лежать обязательства и ответственность за раскрытие какой-либо информации, способной нанести ущерб интересам, а также правам | других лиц, в процессе ознакомления по специальным разрешениям с ограниченно доступными архивными фондами. Определенная ответственность должна быть закреплена и за архивистами 2

Здесь выявлены далеко не все недочеты и пробелы данного проекта, а высказанные суждения и рекомендации носят во многом дискуссионный характер. Однако они могут способствовать уточнению отдельных положений, дополнить и охарактеризовать ряд статей проекта закона «Об архивном деле в РФ».

Источник: http://studwood.ru//pravo/ekspertiza_tsennosti_dokumentov_perechnyam

Экспертиза ценностей документов по перечням

Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.

Перечни документов — это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны.


Бесплатная юридическая консультация:

Сложившаяся к 1990-м гг. система перечней достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций. Но уже с начала 1990-х гг., когда в стране поменялись политические и экономические устои и в связи с этим возникли организации иных форм собственности (организации нового типа или негосударственные организации), в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, естественно, были привнесены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.

Современная система перечней документов.

В данной системе традиционно различают два типа перечней документов:

1) с указанием сроков хранения;

2) подлежащих постоянному хранению.


Бесплатная юридическая консультация:

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов. В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

Но типовые перечни не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.


Бесплатная юридическая консультация:

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входят составной частью во все ведомственные перечни.

До 1990-х гг. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида — типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы СССР, которые ориентировались на документы государственных учреждений. Последним таким перечнем является типовой перечень документов, выпущенный в 1989г.

В 1990-е гг. с появлением организацией разных форм собственности возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения.

Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по срокам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.


Бесплатная юридическая консультация:

Из вышедших в последнее время (2000) типовых перечней наиболее современным является «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который явился логическим продолжением типового перечня документов, вышедшего в 1989г:

— государственных и негосударственных организаций;

— управленческие документы негосударственных организаций.

Источник: http://studbooks.net//pravo/ekspertiza_tsennosti_dokumentov_perechnyam

Экспертиза ценности документов по перечням

Для установления комплекса документов постоянного хране­ния, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на пред­приятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источ­ников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памят­ки и т. п.


Бесплатная юридическая консультация:

Из названных пособий особенно отметим перечни документов.

Перечни документов — это систематизированные списки доку­ментов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о со­ставе документов, прием которых на госхранение обязателен.

Именно перечням принадлежит ведущая роль в процессе уста­новления сроков хранения документов. Они являются как бы клю­чом к созданию конструкции Архивного фонда страны.

Сложившаяся к 1990-м гг. система перечней достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций.

Но уже с начала 1990-х гг., когда в стране поменялись полити­ческие и экономические устои и в связи с этим возникли органи­зации иных форм собственности (организации нового типа или негосударственные организации), в систему нормативно-методи­ческих пособий по отбору документов, естественно, были при­внесены и новые моменты. В большей степени они коснулись имен­но перечней.

Современная система перечней документов. Внутреннее устрой­ство современной системы перечней документов представлено в графическом варианте на рис. 6.

Рис. 6. Система перечней документов в зависимости от сроков хранения

В данной системе традиционно различают два типа перечней документов:

1)с указанием сроков хранения;

2)подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хра­нения могут быть нескольких видов. В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хра­нения однородной типовой документации, образующейся в дея­тельности всех учреждений, организаций и предприятий незави­симо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав доку­ментов, подлежащих передаче в госархивы.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех уч­реждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами об­щественных организаций. Все эти и другие так называемые типо­вые документы выполняют одинаковые для всех учреждений фун­кции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

Например, приказы руководства по основной деятельности дол­жны храниться постоянно, а документы по личному составу — 75 лет. Списки военнообязанных, уведомления о прибытии ко­мандированных на работу, графики распределения отпусков и т.д. должны храниться только 1 год. Эти сроки распространяются на все без исключения предприятия и организации.

Но типовые перечни не содержат сведений о документах, от­ражающих отраслевые и другие специфические направления дея­тельности.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однород­ных фондов обычно разрабатываются примерные перечни докумен­тов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке докумен­тов фонда.

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о со­ставе и содержании документов учреждений, организаций и пред­приятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входит составной частью во все ведомственные перечни.

До 1990-хгг. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида — типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государ­ственные архивы СССР, которые, как было сказано выше, ори­ентировались на документы государственных учреждений. Послед­ним таким перечнем является типовой перечень документов, вы­пущенный в 1989 г.

В 1990-е гг. с появлением организаций разных форм собствен­ности возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения.

Весьма своевременным является перечень документов для негосудар­ственных коммерческих организаций — справочное пособие «Управлен­ческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в дея­тельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйствен­ных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (М., 1996). Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в первую очередь включает примерный перечень управленческих докумен­тов негосударственных коммерческих организаций. Поскольку пособие выпущено в электронном формате, оно содержит на дискете программу просмотра примерного перечня и выбора статей для формирования соб­ственного перечня управленческих документов.

Данная система перечней охватывает так называемые управленчес­кие документы. Но есть перечни для специальной документации. Напри­мер, в 1998 г. был выпущен «Перечень научно-технической документа­ции, подлежащей приему в государственные архивы России».

Как видим, рассмотренные перечни представляют два типа пе­речней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих постоянному хранению.

Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по сро­кам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоян­ному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно име­ющих тот или иной временный срок хранения.

Из вышедших в последнее время (2000) типовых перечней наи­более современным является «Перечень типовых документов, об­разующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хра­нения», который явился логическим продолжением Типового пе­речня документов, вышедшего в 1989 г.

В чем же взаимосвязь двух этих перечней?

Во-первых, с момента выхода в свет нового типового перечня утрачивает свою силу лишь первая часть Типового перечня 1989 г.

Во-вторых, новый Перечень типовых документов распростра­няет свое действие на документы, начиная с 1995 г., а для установ­ления сроков хранения документов, созданных в0-е гг. (до 1995 г.) необходимо продолжать пользоваться типовым перечнем 1989 г.

В-третьих, остается действующей вторая часть Типового пе­речня документов 1989 г., которой необходимо пользоваться при определении сроков хранения документов по отраслям и специ­фическим направлениям деятельности организаций, например конструкторской, технологической, проектной, научно-исследо­вательской и другой подобного рода документации.

Само название нового Перечня типовых документов указывает на то, что он включает однотипные документы, образующиеся в организациях независимо от их назначения, уровня и масштаба деятельности и даже форм собственности, т.е. действие нового Перечня типовых документов распространяется и на документы негосударственных организаций.

Новый Перечень типовых документов необходимо использо­вать в качестве основного нормативного документа и в первую очередь — при подготовке номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное (вечное) хранение.

Если вы работаете в учреждении — источнике комплектования (или потенциальном источнике комплектования для негосударственных орга­низаций), то без изменений можете использовать те сроки хранения, которые указаны в графе «Срок хранения документов» (графа № 3).

Если вы работаете в государственном или муниципальном учрежде­нии, которое не является источником комплектования, то вместо графы с указанием срока хранения «Постоянно» используйте графу с указани­ем срока хранения «10 лет», т.е. сами преобразуйте указанный срок хра­нения.

Более того, в данном случае негосударственным учреждениям реко­мендовано хранить документы «не менее 10 лет. срок хранения докумен­тов определяет организация в соответствии с действующим законодатель­ством и необходимостью практического использования документов».

Но это правило распространяется не на все документы: есть целые комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организа­циях, не являющихся источником комплектования (государственных, муниципальных, негосударственных), до момента их ликвидации. Это такие документы, как приказы по основной деятельности, бюллетени голосования, уставы и положения, учредительные документы и доку­менты их регистрации, а также другие документы нормативно-правово­го, имущественно-хозяйственного характера.

Особо следует обращать внимание на изменение сроков хранения до­кументов по личному составу в учреждениях всех форм собственности.

В стране существует запретная дата, которой является 1945 г. Это означает, что документы, образовавшиеся до этого срока, нельзя унич­тожать без согласования с ЭПК, а для местных дел, организовавшихся до 1945 г., практически устанавливается срок хранения в графе «Посто­янно».

Необходимо обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с опреде­ленным сроком хранения, которая означает, что указанная документа­ция в организациях государственного типа, возможно, будет иметь постоянный срок хранения, что решается после ее изучения и по согласо­ванию с ЭПК государственного или муниципального архива.

В организациях негосударственного типа отметка верна лишь в том случае, если данная организация заключила договор с архивным учреж­дением на передачу документов. Если негосударственная организация «не контактирует» с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов решается экспертной комиссией самой организации.

В 2000 г. вышел в свет еще один новый, не имевший ранее аналогов «Примерный перечень документов, образующихся в де­ятельности кредитных организаций, с указанием сроков хране­ния», в составе которого отражены документы по организационным вопросам управления, экономическому прогнозированию и креди­тованию, кассовым операциям и инкассации, операциям с ценны­ми бумагами и внешнеэкономической деятельности, бухгалтерско­му учету и отчетности, автоматизации банковских работ и др.

Данный перечень способствует рациональной организации до­кументов в делопроизводстве, обеспечению сохранности, отбору документов на постоянное (вечное) хранение, установлению кон­кретных сроков хранения документов, а также защите законных интересов кредиторов, вкладчиков и клиентов кредитных органи­заций.

Особо следует отметить, что применение этого перечня явля­ется обязательным для кредитных организаций, заключивших до­говор с архивным учреждением системы Федеральной архивной службы.

Структура перечня. Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.

Основная часть — описательные статьи — представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схе­мой и имеющих сквозную валовую нумерацию.

Каждая описательная статья в перечне включает в себя: поряд­ковый номер; наименование видов и разновидностей документов, иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, а для планов или отчетов — период планирования или отчетности и др.; сроки хранения документов, дифференцированные по звень­ям перечня; примечания, уточняющие сроки хранения документов. Иногда «примечания» располагаются под строкой, что позволяет не повторять одни и те же примечания на одной странице.

Ниже приводится образец оформления описательной статьи.

Источник: http://mydocx.ru/.html

Экспертиза ценности документов по перечням.

Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.

Перечни документов – это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны.

Сложившаяся к 1990-м гг. система перечней достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций.

Но уже с начала 1990-х гг., когда в стране поменялись политические и экономические устои и в связи с этим возникли организации иных форм собственности (организации нового типа или негосударственные организации), в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, естественно, были привнесены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.

Современная система перечней документов.Внутреннее устройство современной системы перечней документов представлено в графическом варианте на рис.1.

В данной системе традиционно различают два типа перечней документов:

1) с указанием сроков хранения;

2) подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов. В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

Но типовые перечни не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входят составной частью во все ведомственные перечни.

До 1990-х гг. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида – типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы СССР, которые ориентировались на документы государственных учреждений. Последним таким перечнем является типовой перечень документов, выпущенный в 1989 г.

В 1990-е гг. с появлением организацией разных форм собственности возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения.

Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по срокам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.

Из вышедших в последнее время (2000) типовых перечней наиболее современным является «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который явился логическим продолжением Типового перечня документов, вышедшего в 1989 г.

Источник: http://lektsia.com/4×6953.html

×
Юридическая консультация онлайн