Skip to content

Эффективность работы

Финансовый гений


Бесплатная юридическая консультация:

Финансовая грамотность, эффективное управление личными финансами

Повышение эффективности работы. Как повысить эффективность?

Сегодня мы поговорим про повышение эффективности работы, труда, и рассмотрим несколько важных правил, которые подскажут нам, как повысить эффективность.

Оглавление:

На сегодняшний день повышение эффективности труда, использования рабочего времени является очень важным вопросом не только для работодателей, но и для людей, работающих на себя: предпринимателей, фрилансеров и т.д., а также для наемных работников, чей заработок напрямую зависит от результата, таких тоже немало. Поэтому я рассмотрю некоторые действенные методы повышения личной эффективности труда, то есть, расскажу, как повысить эффективность работы, а следовательно – и личные доходы.

Методы повышения личной эффективности труда.

1. Не перерабатывайте! Бытует мнение, что для того, чтобы много зарабатывать, нужно много работать, много трудиться. Однако, оно не совсем верное: правильнее будет сказать не “много”, а “эффективно”. А когда человек работает слишком много, столько, сколько не может выдержать его организм, эффективность его труда, наоборот, падает. Поэтому, если вы задумались о повышении эффективности работы, никогда не нужно стремиться работать на износ – такая работа не принесет вам ничего хорошего.

Давайте проанализируем, как работает типичный офисный сотрудник с 8-мичасовым и ненормированным рабочим днем и 5-ти – 6-тидневной рабочей неделей. У него практически нет личного времени, он никогда не высыпается, он всегда уставший, в понедельник он приходит на работу уже с мыслями о пятнице, которые “греют” его всю неделю. Он знает, что в организации не принято вовремя уходить с работы – нужно обязательно задержаться хотя бы на час, чтобы начальник видел, что он “работает”. Такой сотрудник никогда не сможет работать эффективно. Он будет всеми возможными способами стараться максимально растянуть свой рабочий день, будет постоянно отвлекаться: пить кофе (ведь он недосыпает), заниматься личными делами (ведь у него на них нет другого времени), курить (от перенапряжения), проводить время в соцсетях (зато находиться на работе, чтоб начальник видел его старания) и т.д.


Бесплатная юридическая консультация:

И представьте сотрудника, который имел бы возможность уйти с работы в любое время, как только выполнит перечень своих обязанностей. Он будет работать в разы эффективнее первого! И ту же самую работу, который первый растягивает начасов, сможет выполнить максимум за 4-6 часов, чтобы быстрее получить возможность заняться своими личными делами. Это и есть эффективный труд.

В рабочем процессе человек обязательно должен выделять себе время на отдых, иначе эффективность труда будет снижаться: чем сильнее человек устает, тем менее эффективно он работает. Но, конечно же, этот отдых должен быть разумным и дисциплинированным – в этом плане хорошо помогает планирование рабочего дня.

2. Научитесь говорить “Нет”. Следующее важное правило, напрямую влияющее на повышение эффективности работы – это умение отказываться от ненужных дел, не приносящих пользы тому, над чем вы трудитесь, и сосредотачиваться исключительно на главном.

В работе следует руководствоваться законом Парето, который говорит о том, что 20% усилий приносят 80% результата, а 80% усилий – только 20% результата. Если вы объективно проанализируете свою работу, да и вообще любую другую свою деятельность – вы увидите, что этот закон реально работает, так оно и есть. Поэтому, если вы научитесь выделять именно эти 20 наиболее эффективных процентов своей работы и сосредотачиваться именно на них – эффективность труда повысится просто в разы.

Психологически это достаточно тяжело: отказать, к примеру, когда коллега просит тебя помочь с его работой, потому что “не успевает”. Но именно это качество является одним из важных отличий успешного человека.


Бесплатная юридическая консультация:

3. Делегируйте полномочия. Часто бывает так, что человек дает себе установку: все делать самому, потому что “лучше меня это никто не сделает”. Даже если это и так, далеко не вся работа обязательно должна быть сделана идеально (об этом подробнее в следующем правиле). Некоторую достаточно просто сделать.

Если самому “хвататься за все”, общая эффективность работы всегда будет низкой, потому как человек будет растрачивать свое невосполнимое время даже на всякие мелочи, которые, на самом деле, мог бы сделать и кто-то другой, не сосредотачиваясь на главной задаче. Для повышения эффективности работы можно и даже нужно при необходимости делегировать свои полномочия (как по работе, так и в личном плане) другим людям.

Кстати, обращаться за помощью можно не только к своим подчиненным, но и к своим руководителям, как более опытным людям, которые могут помочь выполнить необходимую работу более эффективно.

4. Не стремитесь к совершенству! Есть такая поговорка: “идеальное – враг хорошего”, и она абсолютно верна. Когда человек стремиться выполнить свою работу идеально, на 110%, он затрачивает на это существенно больше времени, чем хватило бы для выполнения этой работы, скажем, на 90-95%, что тоже вполне было бы достаточно. Человек, стремящийся к совершенству (перфекционист), уделяет внимание каждой мелочи, каждой детали, выжидает идеальное время для выполнения работы, несколько раз переделывает работу, если она его хоть немного не устраивает.

Возьмем простой пример. Допустим, начальник попросил составить некий отчет, к примеру, высчитать процент выполнения месячного плана предприятием. Работник-перфекционист подготавливает данные, уже вписывает их для отправки по электронной почте. И при проверке ему приходит мысль, что один из показателей можно было бы посчитать несколько точнее: общий результат от этого особо не изменится, но так будет правильнее. И он заново собирает нужные данные, пересчитывает весь отчет. Затем думает, что в таком виде отчет как-то “не смотрится”, и решает оформить его в виде таблицы в excel. Создает таблицу, вписывает все данные, забивает формулы. Потом решает раскрасить таблицу, выделить разными цветами и шрифтами, чтобы было красивее и т.д. То есть, тратит на эту работу в разы больше времени, хотя начальнику, по сути, все это не нужно – ему нужна лишь одна конечная цифра, все!


Бесплатная юридическая консультация:

5. Автоматизируйте процессы. Если у вас есть какая-то постоянная рутинная работа, постарайтесь максимально автоматизировать ее выполнение. Даже если на это вам единоразово придется потратить определенное количество времени или даже денег, в результате вы сэкономите гораздо больше и сможете повысить личную эффективность своего труда.

Вот если бы тот отчет, который я рассматривал в предыдущем примере, нужно было бы делать ежедневно/еженедельно/ежемесячно, тогда бы, наоборот, имело смысл один раз создать удобную таблицу с формулами, которая бы автоматически рассчитывала нужный показатель. В результате это позволило бы каждый раз использовать для составления отчета меньше времени, уделяя его выполнению других, более значимых задач.

6. Не “изобретайте велосипед”. Часто люди тратят огромное количество времени, сил, а иногда и денег, чтобы прийти к тому, что уже и так давно известно. О какой эффективности труда в этом случае может идти речь?

Особенно часто эту проблему можно наблюдать у людей, желающих открыть свой бизнес, которые годами разрабатывают свою бизнес-идею, теряя при этом время и потенциальные доходы, вместо того, чтобы воспользоваться каким-то уже известным, а главное – проверенным вариантом.

7. Руководствуйтесь не доводами, а фактами. И последний метод повышения эффективности, который я бы хотел упомянуть – это принятие в работу только конкретных фактов, только точной информации (подробнее о том, как ее правильно найти – читайте в статье Работа с информацией).


Бесплатная юридическая консультация:

Если человек будет работать с данными, которые потом окажутся недостоверными – он просто проделает ненужную, лишнюю работу, результаты которой никак нельзя будет использовать.

Возьмем такой пример: человек хочет открыть магазин, и не знает, какие документы для этого необходимо собрать. Он пользуется поисковиком и попадает на какой-то сайт, на котором кто-то выложил перечень таких документов. Начинающий предприниматель собирает все, что указано в этом перечне, а когда приходит в регистрирующие органы, оказывается, что половину документов лишние, а многих документов не хватает. Приходится проделывать всю работу заново, а ведь если бы он сразу изучил актуальную законодательную базу или хотя бы получил компетентную консультацию в этих же органах, он бы сработал более эффективно.

Используя эти методы повышения личной эффективности работы, вы сможете существенно повысить эффективность своего труда, а значит – достичь лучших результатов и, как следствие, лучших заработков.

На этом все. Оставайтесь на Финансовом гении, и учитесь эффективно использовать свой труд, время и личные финансы. До новых встреч!

Автор Константин Белый Дата 03.03.2015 · Категория Успех

Источник: http://fingeniy.com/povyshenie-effektivnosti-raboty-kak-povysit-effektivnost/


Бесплатная юридическая консультация:

Как повысить эффективность сотрудников: 10 простых лайфхаков

Все еще используете кнут, чтобы заставить подчиненных работать лучше? Тем временем Илон Маск дарит своим работникам скидки 35% на поход в кино, а в Google — бесплатная еда с пивом и винишком по пятницам. Мы составили подборку из 10 лайфхаков, как повысить эффективность работы сотрудников — приготовьтесь к разрыву шаблонов.

Содержание

Мотивирующие бонусы

Не торопитесь увеличивать зарплату в надежде на повышение эффективности персонала. Исследование рекрутингового ресурса Glassdoor за 2015 год показывает, что людей больше мотивируют бонусы, а не повышение оклада.

Соцсети — неожиданный союзник

Не даёте сотрудникам сидеть в социальных сетях, чтобы не отвлекались? А зря. Согласно данным Высшей школы менеджмента в Лэйк-Форесте (США), менеджеры, которые постоянно пользуются соцсетями, в среднем закрывают на 1,6% больше сделок. Цифра небольшая, но она доказывает, что активное использование соцсетей в рабочее время не только не снижает продуктивности, но и даже немного увеличивает ее.

Анжело Киники, профессор менеджмента Университета Штата Аризона: — Время, проведённое в Facebook, кажется бессмысленным, его запрет поначалу кажется логичным. Но когда люди ходят на работу, они что, сидят и сконцентрировано работают по 8 часов кряду? Нет, наш разум не может выдержать такого уровня концентрации. А Facebook, личная переписка и разговоры у кулера — отличные способы «проветрить мозг».


Бесплатная юридическая консультация:

Пусть сами решают, что делать

Контролировать персонал надо, но в разумных пределах. Руководитель консалтинговой компании Accelawork Робби Слотер рекомендует давать больше свободы: пусть сотрудники сами решают, как распределять свое рабочее время. Тогда они смогут работать максимально эффективно. Ну а если они сами не могут себя контролировать — нужны ли вам такие работники?

Ваша задача — установить чёткие показатели успешной работы. Вот совет от Джима Мэттерса, как сделать это правильно.

Дистанционная работа

Да, вы платите за офис, раскошелились на недешёвое оборудование, но это не повод заставлять людей сидеть там постоянно. Если человек заболел, пусть работает удаленно: и работу сделает, и людей не заразит — повышение эффективности труда персонала налицо! И даже если сотрудник здоров, но просто хочет поработать из дома, запрещать ему это не стоит. Согласно эксперименту, проведённому в Стэндфордском Университете, удаленные работники выполняют на 9,5% больше задач.

Да и современные CRM-системы позволяют сотрудникам работать дистанционно, ведь данные хранятся в «облаке». Кроме того, некоторые из таких сервисов, например SalesapCRM, ведет учет рабочего времени и контролирует выполнение задач каждого сотрудника. Так что никаких сложностей с организацией удаленной работы у вас не возникнет.

Низы говорят — верхи слышат

В компании не должно быть барьеров общения между руководством и подчинёнными — иначе любая нештатная ситуация, требующая консультации с руководством, затормозит работу. Глава маркетинговой компании YP Дэвид Крэнтц советует отвечать на письма подчиненных в течение 24 часов. Также регулярно нужно выделять время на общение с командой. Согласно данным компании-разработчика ПО для мотивации персонала Officevibe, 4 из 10 работников начинают менее активно работать, если не получают фидбэк.

Нет стрессу

Вопреки шуткам и стереотипам, стресс вовсе не помогает быть продуктивнее и не способствует повышению эффективности работы персонала. Согласно данным Американского Института Стресса, 65% людей испытывали проблемы из-за рабочего стресса, а 12% даже болели из-за этого. Создавайте в офисе атмосферу, в которой будет приятно и спокойно работать: даже такие мелочи, как неудобное ПО или медленные компьютеры могут вывести работника из равновесия.

Бесплатная юридическая консультация:

Не бойтесь похвалить

Чтобы добиться повышения эффективности деятельности сотрудников и работников, важно словесно поощрять их. Данные опроса упомянутой выше компании Officevibe показывают: 83% персонала считают, что поощрение за хорошую работу и признание заслуг ценнее призов или наград.

Похвала важна не только от руководства, но и от коллег: 76% опрошенных заявили, что чувствуют себя более мотивированными, если получают комплимент от сослуживца. Так что повышение эффективности работы сотрудников — дело коллективное.

Не поощряйте переработку

Ошибочно считать, что чем больше сотрудник работает, тем лучше. Исследования Университета Торонто показали, что когда вы даёте себе расслабиться и сделать паузу, вы работаете эффективнее коллеги, который трудится даже во время обеденного перерыва.

Обучайте и получайте

Кто-то считает проведение тренингов для сотрудников пустой тратой денег, но это принесёт свои плоды в будущем. Так, согласно исследованию Американской ассоциации обучения и развития, 900$, вложенных в доп. образование сотрудника, увеличивают его показатели продаж на 57%.

Отслеживайте показатели

Чтобы понимать, как повысить эффективность ваших офисных сотрудников, нужно видеть, какова она сейчас. Иначе как вы поймете, насколько продуктивнее стали ваши менеджеры?

Отслеживать статистику удобно при помощи CRM-системы: сколько новых клиентов привел менеджер, как часто он звонит покупателям, какова сумма его сделок, сколько заявок он обработал, а сколько клиентов упустил.


Бесплатная юридическая консультация:

Доска с отчетами в CRM-системе SalesapCRM

В SalesapCRM Вы можете ставить цели и планы по количеству звонков и сделок, а также помогать сотруднику, загрузив в программу шаблоны скриптов и чек-листы. CRM можно интегрировать с почтой и телефонией, чтобы ускорить работу и автоматизировать общение с клиентами. Хотите узнать больше? Прочитайте обо всех возможностях для вашего бизнеса на нашем сайте.

Источник: http://salesap.ru/blog/povyshenie-effektivnosti-personala/

Оценка по KPI работников бэк-офиса. Разберем по шагам

Автор : Валерий Чемеков специалист по оценке и развитию персонала

В последнее время для процедуры оценки продуктивности работы сотрудников была расширена сфера применения – она стала применяться не только для топ-менеджеров. Оценка ключевых показателей эффективности (KPI работников) перестала быть отличительной чертой зарубежных компаний, примеры из практики можно найти в разных отраслях и для самых разных категорий сотрудников от маркетологов и бизнес-аналитиков , до финансистов и экономистов.


Бесплатная юридическая консультация:

Оценку руководителей по компетенциям проводит Алексей Широкопояс, Эксперт по развитию и оценке управленческих компетенций. Разработчик учебных и игровых программ. Основатель проекта «КОМПЕТЕНЦИИ»..

Как правило, системы мотивации, основанные на KPI, измеряют ключевые показатели эффективности (KPI работников), поскольку они основаны на SMART-критериях. Поэтому такие системы мотивации удобны для применения к работникам, занятым в центрах прибыли, где есть объективные, а главное – измеримые критерии: объемы продаж, финансовые ключевые показатели эффективности деятельности (KPI работников), сроки и пр., – и работа, основанная на SMART-целях и задачах, имеет конкретный результат. Однако не все виды работ могут иметь такие цели и задачи. Например, как оценить процессную деятельность (не предполагающую достижения конкретного результата), где нет SMART-задач и тех, кто «отдален» от экономических и операционных процессов компании, – «клерков»: секретаря, оператора call-центра, системного администратора службы поддержки, инспектора по кадровому делопроизводству, бухгалтера, кадровика и т.п.? Эти работники (бэк-офис) выполняют рутинные функции, и, в отличие от труда менеджеров, работу «клерков» трудно оценивать. Как оценить качественную сторону работы этой категории персонала?

Ключевые показатели эффективности (KPI работников) — на что следует обращать внимание?

В данном случае необходимо оценивать исполнение функций. В значительной степени это лишь качественная оценка, а, как известно, качественная оценка представляет собой экспертную оценку. Предложенная в статье методика помогает оценивать труд именно с этой стороны.

Каждый руководитель ценит в своих работниках способность выполнять работу быстро и качественно. И сокрушается, когда эти требования не выполняются. Нередко ему приходится мириться с этим и уповать на то, что он когда-нибудь найдет сотрудника получше, но и с новым работником все повторяется. Почему так происходит? Для ответа на этот вопрос углубимся в природу рассматриваемых параметров и их соотношение.

Что такое «скорость работы»? Из физики нам известно, что скорость – это отношение объема работы ко времени ее выполнения. А значит, руководитель оценивает своего работника по трем параметрам: объем работы, время ее выполнения и качество работы.


Бесплатная юридическая консультация:

Таким образом, любую деятельность можно оценивать по трем ключевым показателям эффективности (KPI работников), назовем их «триадой эффективности» (см. приложение):

  1. Количество работы – норма выработки, доля сверхнормативной выработки, дополнительные поручения сверх должностной инструкции и т.п.
  2. Качество работы – соответствие технологии, безошибочность, отсутствие жалоб клиентов, брака и т.п.
  3. Срок выполнения работы – соответствие поставленному сроку, досрочное выполнение, превышение сроков и пр.

Причем, каждый руководитель может для себя решить, какую работу он оценивает:

  • число операций по должностной функции (например, функция юриста – подготовка договоров, а количество договоров – это число операций в данной функции);
  • объем функций сверх норматива, который определен должностной инструкцией (например, юрист по нормативу должен обрабатывать не менее 100 договоров ежемесячно);
  • решение дополнительных задач, поручений руководителя сверх должностных функций (проекты, разовые задачи и пр.).

Однако не так-то просто «примирить» скорость работы и качество. Действительно, можно убедиться, что легко реализовать только любые два параметра «триады» и трудно сделать так, чтобы все задачи были выполнены в срок, качественно и в нужном объеме. Такую систему сложно сбалансировать – и в этом ответственность руководителя.

Чаще всего работа выполняется качественно и в срок, но, возможно, это будет не весь объем работы. Нередко сотруднику удается выполнить все задания, но либо со снижением качества некоторых из них, либо с нарушением сроков.

А про ожидания досрочного выполнения всех задач при сохранении превосходного качества начальству можно и вовсе забыть. Мало того, руководители привыкли видеть в способности работника выполнять повышенный объем задач досрочно и с превосходным качеством признаки его недостаточной загруженности, а не одаренности. Не этим ли обусловлен современный кадровый тренд «поиска талантов»? Мечта работодателей о так называемых талантах – это мечта о работниках, которые способны устойчиво выполнять три этих критерия в полном объеме. Согласитесь, их не так-то много.


Бесплатная юридическая консультация:

Сам по себе учет задач и функций – дело творческое. Они имеют разную значимость, а значит, должны быть с разным весом. Кроме того, все ключевые показатели эффективности (KPI работников) могут иметь свой вес в системе (см. табл. 1), который определяет руководитель, исходя из актуальных задач, особенностей труда и пр., выделяя тем самым то, что важнее всего. Например, для отдела подбора важны сроки, а для бухгалтерии – качество.

Итоговая оценка вычисляется как средневзвешенная величина оценок. Это сумма произведений оценки по каждому из ключевых показателей эффективности (KPI работников) и его веса:

35% х 3 + 40% х 4 + 25% х 1 = 1,05 +1,6 + 0,25 = 2,9 (при максимуме – 4 балла) или 35% х 75% + 40% х 100% + 25% х 25% = 26,25% + 40% + 6,25% = 72,5%

Второй вариант расчета итогового балла этой методики приведен в приложении.

Стоит повториться: естественно, такие оценки грешат субъективизмом. Если объем работы можно определить, да и сроки поддаются измерению, то качество (при отсутствии специализированных измерений, например, числа жалоб клиентов или результатов оценки, проводимой по технологии «тайный покупатель») оценивается субъективно.


Бесплатная юридическая консультация:

Ключевые показатели эффективности (KPI работников) — что повышает объективность методики?

Во-первых, оценочные критерии формулируются особым образом. Это сделано неслучайно: по истечении месяца руководитель не всегда может в деталях вспомнить, какие сроки были нарушены, и сколько дел сотрудник завершил с надлежащим качеством. Однако у него сложилась общая, целостная картина работы подчиненного, написанная «крупными мазками». Такими же «крупными мазками» ему предлагается нарисовать «портрет эффективности» сотрудника.

Во-вторых, объективность методики повышает практика ее применения. Более чем десятилетний опыт использования методики показывает, что эффективность высока в том случае, когда ее заполняют и руководитель, и сам работник. Затем они обсуждают полученные результаты, и это имеет важный смысл:

  • работник лучше помнит свои задачи, а руководитель может что-то забыть, перепутать, ведь у него несколько подчиненных;
  • руководитель имеет свой взгляд на вопросы качества, работнику же свойственно прощать себе мелкие «грехи»;
  • руководитель часто склонен считать нарушение сроков низким качеством работы, путая эти понятия, а сотрудник может гордиться качественным выполнением работы, пренебрегая при этом ценностью соблюдения сроков или объема.

В-третьих, в силу указанных эффектов обе стороны стремятся к достижению договоренности, что, как сформулировали сатирики, является «продуктом непротивления сторон». Поскольку основное практическое применение этого метода заключается в возможности регулировать месячную или квартальную премию (см. табл. 2), то именно это обстоятельство делает методику ценной, т.к. договоренность приводит к справедливости, а это важнее, чем точность измерений, и мотивирует сильнее, чем математически точный и порой обезличенный учет баллов.

В-четвертых, объективность методики повышается в силу «эффекта масштаба» в случае применения ее во всех подразделениях компании. Данный эффект дает возможность сравнивать результат с объективными данными, а это еще один мощный критерий верификации и источник коррекции результатов. Так, вышестоящий руководитель, получив полную картину оценок по компании (совокупность оценок результативности менеджеров, занятых в центрах прибыли, и оценок эффективности работников центров затрат компании), может сравнить ее с финансовыми и другими объективными ключевыми показателями эффективности сотрудника (KPI работников) эффективности организации в целом. Может получиться, что общая оценка всех работников по методике «Триада эффективности» окажется завышенной по сравнению с объективными ключевыми показателями эффективности (KPI работников) организации. Тогда работодатель вправе своей властью ввести коррекцию при выплате премий.

Из таблицы 2 видно, что у сотрудника Данилина в феврале был отпуск, и в соответствии с политикой компании премия за это время не начислялась. У Широковой наметилась тенденция к повышению эффективности. У других работников эффективность снизилась.


Бесплатная юридическая консультация:

Обратите внимание: выполнение даже 50% плана может быть вознаграждено, тем более что одновременно три ключевых показателя эффективности (KPI работников)«триады» трудновыполнимы, и высокими могут быть два из трех за счет ресурса третьего. В связи с этим любое число менее 50% – тоже определенное достижение.

Ключевые показатели эффективности (KPI работников) — системное применение метода

Метод может применяться каскадно (когда вышестоящие работники оценивают нижестоящих), в масштабах всей организации и независимо от того, есть у работников «объективные ключевые показатели эффективности (KPI работников))» или нет. Каскадное применение метода придает оценке системность и дополнительную объективность, особенно когда речь идет о начислении премий.

А если к тому же метод применяется в течение долгого времени, то он приобретает целый ряд полезных свойств. Рассмотрим их.

  1. Вышестоящий руководитель, оценивая нижестоящего, вместе с тем оценивает и деятельность его подразделения: ведь результаты работы руководителя складываются как из его личных усилий, так и из усилий его подчиненных. Достоинство данного метода состоит в том, что вышестоящий начальник получает возможность сопоставлять данные и делать выводы об эффективности руководителя и его подчиненных, подразделения в целом и даже о стиле управления.

Так, на рисунке видно, что подчиненные руководителя отдела 1 обладают разными умениями (это наглядно показывают «мини-диаграммы»): инженер работает медленно, но качественно, специалист – быстро, но недостаточно качественно. Вышестоящий руководитель оценивает работу начальника, а значит, и всего отдела 1 так: подразделение решает большой объем задач со средним качеством и с некоторым нарушением сроков. А общий анализ работы всего отдела показывает, что у руководителя есть дополнительный объем задач – помимо тех, что решают его подчиненные, и это может говорить о проблемах с делегированием. К тому же деятельность начальника каким-то образом «ухудшает» качество работы инженера и «замедляет» труд специалиста. В итоге сроки и качество работы отдела – не выше среднего. Руководителю начальника отдела 1, пожалуй, стоит задуматься о его эффективности как управленца.

Руководитель отдела 2 работает быстро, но выдает «на-гора» меньше дел, чем его подчиненный. Ведущий специалист медленно выполняет большой объем работ. Значит, этот начальник берет на себя те задачи, которые можно решить быстро, при этом и качество его работы не назовешь низким. Очевидно, что здесь все в порядке с делегированием, качеством работы и соблюдением сроков, а значит, и с ответственностью.


Бесплатная юридическая консультация:

  1. Анализ динамики производительности во времени. Можно видеть, растет ли эффективность работника в ходе испытательного срока или снижается с годами. Наиболее наглядную картину создает сопоставление динамики оценок эффективности с другими факторами. Так, кроме приведенного в таблице 2 сопоставления уровня эффективности с периодом отпуска, можно увидеть признаки наступающего «выгорания», которые особенно заметны на фоне неизменной мотивации, падение или рост эффективности, связанные со сменой руководства, влияние корпоративных новостей на производительность труда работников или подразделений и т.д.
  2. Анализ стиля работы отдельного сотрудника: сопоставление разных параметров «триады» покажет зоны его эффективности и неэффективности. Например, один работает всегда быстро, но недостаточно качественно, а другой – быстро и качественно решает только часть задач. Из этого рождаются рекомендации по использованию работников: первого следует поставить на участок, где нужна скорость, а в отношении второго еще следует понять его мотивацию и интересы к решению конкретных задач.
  3. Сопоставление оценок работников позволяет судить об их полезности для организации, а сравнение оценок глав подразделений – составлять рейтинг отделов и руководителей. Так, по итогам года можно рассчитывать средние или суммарные годовые оценки и определять, кто более результативен, а кто менее и вследствие каких факторов: кто самый «быстрый» работник, кто самый «тщательный», кто при этом выполняет большее число задач. При этом содержание труда и принадлежность работника тому или иному подразделению не играют роли.

Итак, несмотря на явную субъективность метода «Триада эффективности», его полезные свойства очевидны:

  • метод применим ко всем должностям, независимо от того, руководящие они или исполнительские;
  • оценки эффективности работников можно накапливать и сравнивать;
  • накапливая оценки, можно отслеживать динамику работы отдельных сотрудников и даже подразделений, следить за наступлением «выгорания», делать выводы об их сильных и слабых сторонах;
  • сопоставляя оценки подчиненных с оценками руководителя, можно делать выводы о стиле управления, выявлять зоны неэффективности в подразделениях;
  • в силу стандартного подхода методика легко реализуется в системах документооборота (Lotus Notes, MS Outlook и др.) и ERP (на основе Oracle, SAP, Microsoft и др.), широко распространенных в корпоративном мире;
  • метод может стать дополнением или общим форматом для существующих систем оценки результативности и эффективности МВО, ключевые показатели эффективности (KPI работников), привести их данные к единому представлению.

А главное – это не очередной «точный инструмент», а способ опосредовать диалог руководителя с подчиненным по вопросу вознаграждения. Ведь ничто так не снижает мотивацию работника, как отсутствие признания и понимания путей развития. В таком диалоге работник может понять, чем его шеф недоволен, и на что он обращает внимание. Другими словами, метод наделяет мотивацию очень важным управленческим эффектом – обратной связью подчиненному о его работе.

Ключевые показатели эффективности (KPI работников) следует рассчитывать для диагностики корпоративных проблем. Ключевые показатели эффективности сотрудника позволяют своевременно принять меры по повышению эффективности его труда.

Источник: http://hr-media.ru/otsenka-po-kpi-rabotnikov-bek-ofisa-razberem-po-shagam/

Что такое эффективность: определение, показатели и виды

Любая общественно-экономическая формация, на каком бы уровне развития она ни находилась, не может исключать из своей деятельности определение о том, что такое эффективность.


Бесплатная юридическая консультация:

Понятие эффективности

Общество, находясь на разных этапах развития, всегда искало ответ на вопрос: сколько потребуется затрат и ресурсов для достижения той или иной производственной цели. Таким образом, получается, что методом количественной оценки экономической эффективности является соотношение между экономическими результатами и затратами, ресурсами.

Эта цель как всего общества, так и отдельного субъекта (работника). Данная задача, способы ее достижения и возможности роста экономической эффективности являются содержательной основой для всех экономических дисциплин (как функциональных, так и отраслевых) и экономики как науки в целом.

Эффективность бывает абсолютная и относительная. Абсолютная эффективность может использоваться с целью оценки финансовых результатов компании и прочих общих показателей на макро и микроуровнях экономики как динамического процесса.

Таким образом, вопрос о том, что такое эффективность, является одним из фундаментальных экономических исследований, поскольку выражает закономерности, присущие любому виду человеческой деятельности.

Эффективность как основа функционирования предприятия

Основным принципом организации предприятия является эномическая эффективность его деятельности. Результативность работы организации отражается в комплексном анализе итогов использования персонала и ресурсов производства за установленный промежуток времени. Фактически эффективность деятельности компании определяется отношением полученных результатов к затратам и отображает уровень достижения намеченных целей. Существуют такие взаимосвязанные понятия, как экономическая и управленческая эффективность. Вопрос о том, что такое эффективность организации, заключается в оценке результатов деятельности, определении затрат, в рациональном распределении денежных средств. Управленческая эффективность предусматривается поиском методов, способов, инструментов для более эффективного управления предприятием и получения экономической эффективности.


Бесплатная юридическая консультация:

Цель анализа эффективности

Основная цель управления предприятием заключается в организации стабильной деятельности на рынке длительный период. Здесь и встает вопрос о том, что такое оценка эффективности. Главным аспектом роста эффективности компании является рост продуктивности процесса труда, т. е. на каждую потраченную единицу увеличивается объем прибыли и услуг, предоставляемых организацией.

Современная фирма осуществляет свою работу в условиях постоянного изменения внешней среды. Это влияет на результативность деятельности организации. Увеличение результативности говорит о том, что находятся правильные способы решения проблем и рационально используются дополнительно привлеченные материальные средства.

Целью любой организации является получение наибольшей прибыли по результатам собственной деятельности. Важными предпосылками для достижения поставленной цели является повышение эффективности деятельности организаций, улучшение систем управления и услуг, техперевооружение. Получение дохода от реализации услуг формирует финансовый результат фирмы.

Методика эффективности

С целью исследования параметра эффективности рассмотрим нескольких групп показателей:

  • Обобщающие. Показывают степень удовлетворенности рынка, доходности продукции и оказания услуг, возрастания услуг за счет повышения деятельности.
  • Использование труда. Характеризуются темпами увеличения производительности деятельности.
  • Использование оборотных и основных фондов. Показывают рентабельность и фондоотдачу основных фондов.
  • Использование материальных средств. Характеризуются рентабельностью и оборачиваемостью оборотных средств, рентабельностью и сроком окупаемости инвестиций.

Оценка эффективности социальной и экономической деятельности компании зависит от направления развития и совершенствования деятельности, от видов ресурсов и затрат.


Бесплатная юридическая консультация:

Показатели эффективности

Среди основных показателей эффективности рассмотрим коэффициенты, представленные ниже.

Прибыль от основной деятельности – это разница между полученной выручкой от реализации компании и произведенными затратами. Она рассчитывается по формуле:

где В – это выручка, С – это себестоимость.

Прибыль от реализации – это разница между полученной выручкой и затратами на производство услуг. Формула расчета:

где В – это выручка, З – это затраты на производство. С помощью этих показателей рассчитывается рентабельность компании.


Бесплатная юридическая консультация:

Коэффициент рентабельности производства – это отношение прибыли к количеству затрат. Формула расчета:

Где П – это прибыль, З – это затраты.

Рентабельность продукции – это отношение прибыли к количеству выручки. Формула расчета:

где П – это прибыль, В – это выручка.

В финансовой отчетности организации вместе с прибылью от продажи услуг приводится значение прибыли от финансовой и хозяйственной деятельностей, прибыли отчетного промежутка времени, распределяемой прибыли. Чистую прибыль и амортизацию можно считать основой личных средств организации, которую важно использовать для осуществления дальнейшего развития предприятия.


Бесплатная юридическая консультация:

Частные показатели рентабельности

Существует несколько показателей рентабельности, с помощью которых можно осуществить анализ экономической эффективности компании.

Коэффициент рентабельности основного капитала говорит об эффективности использования основных фондов компании. Он представляет собой частное от деления чистой прибыли к полусумме используемых средств на начало и конец отчетного периода. Этот коэффициент показывает, какое количество прибыли приходится на одну единицу используемых хозяйственных средств.

Коэффициент рентабельности собственного капитала дополняет и конкретизирует предыдущий показатель. Определяется как частное от деления чистой прибыли к среднегодовой величине собственного капитала.

Рентабельность основных фондов вычисляется делением чистой прибыли к объему (среднегодовому) основных фондов, используемых предприятием. Этот показатель дает характеристику эффективности хозяйственных средств, которые реализованы в основных средствах организации.

Рентабельность долгосрочных финансовых вложений вычисляется отношением процентов, полученных организацией от участия в капитале других организаций, к среднегодовой величине финансовых вложений. Показывает, разумно ли использовать собственные средства для вложений или целесообразнее направить их на расширение своей деятельности.

Период окупаемости собственного капитала рассчитывается делением величины (среднегодовой) собственного капитала на чистую прибыль. Показывает, насколько эффективно происходит управление капиталом предприятия. Показатели рентабельности связывают результаты текущей деятельности с материальными ресурсами, чем отражают эффективность всей деятельности организации. Данные показатели важны для инвесторов для принятия решения о возможном вложении средств в данную организацию.

Точка безубыточности в процессе исследования эффективности

Минимальный объем продаж, необходимый для возмещения всех затрат, определяет уровень безубыточности предприятия. Расчет уровня безубыточности выполняется с помощью трех показателей:

  • объем продаж;
  • рентабельность по маржинальной прибыли;
  • постоянные затраты.

Постоянные затраты – это те затраты, которые не зависят от объема продаж. К таким относят: затраты на рекламу, затраты на оплату труда, затраты на оплату коммунальных услуг и т. д. Маржинальная прибыль – это разница между полученной выручкой от реализации продукта и переменными затратами на производство самого продукта. Рентабельность по маржинальной прибыли вычисляется отношением объема маржинальной прибыли к объему продаж, умноженным на 100 %. Величина переменных затрат зависит от объема продаж. Если объем продаж увеличивается, то и величина переменных затрат увеличивается, и наоборот.

Точка безубыточности показывает объем выручки, который обеспечивает безубыточную, но и бесприбыльную работу предприятия. Уровень безубыточности со временем меняется. Одной из главных проблем расчета уровня безубыточности является сортировка затрат на переменные и постоянные. Переменные затраты обеспечены сбытовой деятельностью готовой продукции. Постоянные затраты ассоциируют с амортизацией основных средств и с управлением предприятием.

Вычисление точки самоокупаемости играет большую роль в подтверждении инвестиционных проектов. При грамотно спланированном проекте, обеспеченные платежеспособностью потребителей объемы деятельности, значительно превосходят степень самоокупаемости. В общем, анализ точки безубыточности, наряду с маржинальным анализом, играют важную роль в планировании материальных потоков и производства и очень широко применяются в деятельности компании.

Повышение эффективности

Наиболее значительными направлениями роста эффективности предприятия являются: улучшение структуры производства, увеличение быстродействия организационного и технического развития, повышение качества, а значит, и конкурентоспособности продукции и услуг, модернизация внешнеэкономической активности компании. Внутренние факторы, влияющие на эффективность, – это технологии, стили и методы управления, персонал и т. д. Внешние факторы – это инфраструктура, государственная социальная и экономическая политика, различные изменения в структуре.

Важную роль в понимании того, что такое эффективность компании, играет управление денежными средствами. Для успешного функционирования предприятия оборотный капитал должен быть ликвиден по максимуму. Организации необходимо в любой момент иметь достаточный объем наличности для оплаты по счетам. В нужное время недостаток материальных средств может привести к банкротству предприятия, даже если оно достаточно рентабельно. При развитии организации важно рассчитывать верный лимит вложений в дебиторскую задолженность и запасы. Важной задачей в управлении оборотным капиталом является нахождение нормативных коэффициентов. Эти коэффициенты иногда нужно задавать в относительных величинах, т. к. общее количество продаж постоянно подвержено колебаниям. Эффективность предприятия характеризуется собственной спецификой деятельности, состоянием региональной и федеральной экономики, и именно поэтому важно постоянно давать реалистичную оценку нормативным показателям и регулярно их пересматривать.

Источник: http://www.syl.ru/article/367163/chto-takoe-effektivnost-opredelenie-pokazateli-i-vidyi

Эффективность деятельности организаций

Понятие «эффективность» в экономической литературе излагается неоднозначно. Его употребляют в различных аспектах: как эффективность капитальных вложений, эффективность совершенствования технологических процессов, эффективность рационализации производства и др. В настоящем разделе рассматривается сущность и содержание эффективности применительно к организационным системам.

Можно выделить несколько основных подходов к определению эффективности деятельности организаций:

1. Понимание эффективности как степени достижения цели организации. В этом случае важно признание динамичности целей и различия между официальными и оперативными целями организации. Такой подход оказывается эффективным, если организационные цели конкретны, измеримы и охватывают широкий спектр деятельности организации.

2. Понимание эффективности как способности организаций использовать среду для приобретения редких ресурсов. Одним из основных аспектов данной концепции является взаимозависимость между организацией и внешней средой предприятия как форма обмена определенными продуктами. В отличие от требования «максимизации», выдвигаемого в других подходах, данная методология предполагает «оптимизировать» использование среды.

3. Понимание эффективности как способности организаций достигать максимальные результаты при фиксированных затратах или способности минимизировать затраты при достижении требуемых результатов.

4. Понимание эффективности как способности к достижению целей на основе хороших («здоровых») внутренних характеристик. По мнению сторонников этого подхода, эффективная организационная структура усиливает удовлетворенность, чувство гарантированности и контроль персонала над деятельностью организации. Основным недостатком данной концепции является чрезмерное внимание к средствам достижения целей в ущерб оценки результатов.

5. Понимание эффективности как степени удовлетворенности клиентов и заказчиков. Данный подход применим в ситуации, когда мощные группы лиц вне организации способны оказывать существенное влияние на ее функционирование.

Наиболее плодотворным подходом к оценке эффективности организации автор считает системный подход. Эффективность деятельности организации рассматривается в этом случае через систему общественных ценностей, отвечающих потребностям общественного развития, и трактуется как способность системы к выполнению функций целеполагания (формулировка целей в соответствии с потребностями), целеобеспечения (использование социально одобренных целей), достижения цели, экономичности (достижение определенного соотношения между результатами и затратами), факторной обусловленности (учет внешних и внутренних факторов условий функционирования предприятия). Данное определение достаточно широко и охватывает как «внутренние», так и внешние аспекты эффективности.

Известный экономист Д. Синк под эффективностью организационной системы понимает результативность ее функционирования, которая складывается из семи составляющих:

— действенности — степени достижения поставленных целей;

— экономичности — степени использования ресурсов;

— качества — степени соответствия спецификациям и назначению;

— прибыльности или соотношения между валовым доходом и суммарными издержками;

— производительности — соотношения количества произведенных продуктов к потребленным ресурсам;

— качества трудовой жизни — степени удовлетворения личных потребностей и запросов участников производства в процессе трудовой деятельности;

— внедрение новшеств как характеристики преобразования научно-технического потенциала предприятия.

Исходя из этого эффективность системы оценивается через систему показателей, отражающих каждый из названных признаков. Данный подход к пониманию сущности и оценки эффективности системы получил достаточно широкое распространение в зарубежных системах оценки эффективности деятельности организации и подробно изучается в учебном курсе «Управление производительностью».

Сопоставление предложенных подходов к пониманию сущности эффективности свидетельствует о его многозначности. Общим для всех определений является представление об эффективности как о способности системы к достижению целей. В качестве целей выступают удовлетворение интересов заказчиков, оптимальное использование внешней среды, повышение экономичности, результативности системы и др.

В силу относительной самостоятельности организаций формулируемые ею цели имеют двойственную природу.

Поскольку любая организация является элементом более крупной организационной системы и действует в предписанных ей рамках, то часть организационных целей «формируется сверху». Их можно рассматривать как внешние цели-ограничения или факторы-условия. Например, изготовление изделий в соответствии с графиком поставок или организация выпуска продукции в количестве, указанном в заявке потребителя и др. Внешние цели характеризуют те свойства предприятия и среды, которые существенно влияют на ее деятельность, и должны быть учтены при оценке эффективности.

Помимо внешних целей организация имеет и собственные внутренние или автономные цели. Внутренние цели, в отличие от внешних, связаны с выполнением основных функций организаций. В зависимости от роли в процессе принятия организационных решений внутренние цели могут быть классифицированы на цели-направления, которые должны быть достигнуты в качестве результата, и условия, определяемые как внутренние цели-ограничения.

В качестве целей-направлений могут быть названы рациональная организационная структура предприятия, совершенная система оперативного планирования и управления, синхронное выполнение процессов и работ и др. К числу целей-ограничений относятся ограничения по ресурсам, затратам на реорганизацию процессов производства и др.

Реализация целей составляет основное содержание эффективности организаций. Если цели данного периода не достигнуты, то деятельность организации не может быть признана эффективной. Вместе с тем сам факт получения результата не дает возможности определить «эффективно» или «неэффективно» достижение цели, если не установлено соотношение затрат и результатов данной деятельности. Требование экономичности деятельности организации предполагает установление определенного соответствия между полученными результатами и затратами на их достижение.

Если использовать изложенные положения в качестве исходных при определении сущности эффективности, то можно заключить следующее.

Деятельность организации может быть признана эффективной при выполнении следующих условий:

— цели в каждый данный момент времени рассматриваются в качестве временных, подвижных, производных от требований, предъявляемых как со стороны общества, так и самой организации;

— содержание целей отвечает сущностным характеристикам организации и отражает внешние и внутренние условия функционирования предприятия;

— поставленные цели «успешно» достигнуты: достижение целей оправдано затрачиваемыми на это средствами, требуемое соотношение затрат и результатов деятельности выполнено;

— для достижения целей использованы принятые, одобренные обществом средства; необходимость этого условия определяется социально-экономической природой системы организации; его выполнение позволяет избежать дополнительных затрат, связанных с социальной реабилитацией проводимых работ. Исходя из этих позиций можно сформулировать следующее определение эффективности деятельности организаций.

Эффективность деятельности организаций – это ее свойство, связанное со способностью организации формулировать свои цели с учетом внешних и внутренних условий функционирования и достигать поставленных результатов путем использования социально одобренных средств при установленном соотношении затрат и результатов.

Данное определение отражает и «внутреннюю» и «внешнюю» сторону эффективности организаций, а именно: рациональное использование организационных ресурсов и достижение результата с учетом внешних факторов — условий функционирования организаций.

Рис. 32. Модель эффективности деятельности организации

Модель эффективности деятельности организации производства представлена на рис. 32.

Как видно из рис. 32, повышение организационной эффективности возможно при условии, что деятельность организации осуществляется в направлении достижения цели, зафиксированной в правом верхнем углу схемы, т.е. если обеспечивается снижение издержек и соблюдаются условия, отвечающие потребностям общественного развития производства.

Для того, чтобы целенаправленно воздействовать на повышение эффективности деятельности организаций, необходимо иметь четкое представление о факторах, определяющих ее уровень.

Можно выделить три группы взаимообусловленных факторов эффективности:

— общесистемные факторы, определяющие предпосылки эффективного функционирования организации, к числу которых относятся: степень реализации принципов деятельности организации; организационная культура; обоснованность системы отбора и оценки организационных решений; наличие организационного механизма, осуществляющего координацию и обеспечивающего взаимосвязь частичных процессов;

— внешние факторы-ограничения деятельности организации производства, обусловленные закономерностью коммуникативности систем, основными из которых являются: требования внешней среды, ограничения инвестиционных ресурсов;

— факторы управления развитием организации: наличие программы развития организации производства, обеспеченность организационными ресурсами.

По значимости и силе влияния отдельных факторов в их числе можно выделить такие, которые оказывают наиболее существенное воздействие на эффективность системы организации. Эти факторы можно назвать «критическими». Эффективность деятельности организации в основном определяется критическими факторами, тогда как промежуточные факторы лишь немного изменяют ее параметры.

В последующем изложении дается характеристика основных из них.

Принципы деятельности организации являются основой построения практической работы предприятия. Их реализация позволяет повысить эффективность за счет согласования и упорядочения связей основных элементов и процессов производства, а также связей организации с внешней средой. Так, известно, что использование принципа интеграции в логистической деятельности позволяет относительно сократить производственные запасы на%, а реализация принципа специализации в серийном производстве приводит к росту объема выпуска в среднем на%.

Путем своевременного пересмотра принципов достигается адекватное состоянию производства и внешней среды развитие организации.

Представление о принципах деятельности организации составляет один из элементов организационной культуры.

Организационная культура является фактором, посредством которого осуществляется опосредованное воздействие организации на эффективность принимаемых решений. Существует тесная взаимозависимость между культурой организации и успехом предпринимательской деятельности. Все успевающие предприятия, наряду с четким представлением о стратегии своего развития, гибкой организационной структурой и высококвалифицированными сотрудниками, владеют сильной культурой и особым стилем, которые вместе способствуют достижению высокой эффективности организации.

При возникновении проблем на предприятиях с развитой культурой организации ее сотрудники способны оперативно принимать нужные организационные решения, поскольку основополагающие ценности организации определены, понятны и воспринимаются всеми работниками.

Наличие организационного механизма, осуществляющего координацию и обеспечивающего взаимосвязь частичных процессов. Организационный механизм характеризует субъекты производства и отношения, которые устанавливаются и поддерживаются между ними в процессе производства, а также формы проявления этих отношений, систему организационных норм и процедур. Наличие организационного механизма позволяет осуществлять целенаправленную работу по упорядочению связей и повышению степени согласованности процессов и работ.

Если с изменением требований окружающей среды число и характер взаимосвязей элементов меняется при условии сохранения или повышения организованности, то можно говорить о высокой эффективности функционирования организации. Привести же организационные отношения в определенный порядок и обеспечить согласованную работу отдельных звеньев в меняющихся условиях можно, лишь располагая хорошо отлаженным механизмом координации.

Требования внешней среды. Требования внешней среды характеризуют общественные потребности, конкретизированные в свойствах и объемах производства продукции, сроках ее поставки, а также ограничения, связанные с воздействием на окружающую среду и возможностями материального производства. Данные требования необходимо учитывать при формировании организационных целей и выборе путей их достижения. Если этого не происходит, организация теряет «общественную» направленность и выступает как закрытая система, реализующая свои собственные цели.

Ограничения инвестиционных ресурсов. Ограничения инвестиционных ресурсов как фактор эффективности деятельности организации определяет возможность достижения конечного результата, адекватного поставленным целям, с использованием имеющихся финансовых возможностей. В том случае, если организационные проекты, концепции не имеют необходимой финансовой поддержки, вероятность их практической реализации и получения эффекта (а это определяющее условие эффективности) незначительны.

Обеспеченность организационными ресурсами. Ресурсы организации дают представление о средствах организационной деятельности. В состав этих средств входят работники, а также используемые в практической деятельности информация, технические средства, инвестиции. Та часть организационных ресурсов, которая задействуется в процессе организации, образует совокупные затраты или расходы на организационную деятельность. Высокая эффективность функционирования организации возможна при наличии необходимых ресурсов и снижении затрат на получение требуемых результатов.

Программа развития организации. Программа развития организации выполняет функции планирования, контроля и регулирования ее деятельности. От того, насколько совершенны методы планирования и управления процессом развития организации, обоснованы направления организационной деятельности и четко сформулированы цели развития, во многом зависит решение проблемы повышения организационной эффективности.

Критерием выступает наиболее существенный признак, служащий мерилом для оценки степени совершенства системы. Экстремальное значение выбранного критерия выражает оптимальность рассматриваемой системы по выбранной характеристике.

Можно выделить несколько типов критериев оптимальности:

3) максимизирующий результат — минимизирующий затраты.

Глобальный критерий оптимальности оценивает эффективность деятельности организации с позиций согласованных друг с другом ее эмерджентных интересов и интересов отдельных элементов, составляющих систему. Локальный критерий оптимальности характеризует эффективность функционирования отдельных подсистем организации.

Внешний критерий позволяет оценить эффективность организации с точки зрения соответствия поставленных целей и средств их достижения нормативной системе общественных ценностей и выполнения ограничений на ресурсы исходя из целей производственной системы, частью которой она является. Внутренний критерий характеризует интересы, свойственные данной организации, и может быть выражен через затраты ресурсов системы при ограничениях, накладываемых общественными потребностями.

Организационная система достигает максимального результата только при выполнении всех предъявляемых к ней требований. Степень их удовлетворения может быть различной в зависимости от конкретных условий и совершенства разрабатываемых предложений по решению отдельных вопросов. Поэтому возникает задача разработки вариантов альтернативных мероприятий и выбора оптимального из них. Задача выбора при многокритериальном анализе может быть решена только с помощью группы критериев, характеризующих различные стороны эффективности.

Эффект организации проявляется в трех формах : экономической, социальной, организационной.

Экономическая форма эффекта наиболее изучена, для нее разработаны соответствующие количественные методы оценки, общие для определения экономической эффективности любых затрат (на реорганизацию производства, создание новых организационных структур, внедрение новой техники и др.)

Единство показателей, используемых для характеристики отдачи затрат различного целевого назначения, и некоторая общность в подходах по их определению обусловливаются узко практическими целями тех объектов, на которых планируется осуществление данных затрат. Так, все промышленные предприятия, несмотря на автономность своих целей, подчиняют их решению основных социально-экономических задач: повышение рентабельности и (или) производительности, удовлетворение изменяющихся требований потребителя, рынка, работников и др.

Социальная форма эффекта от деятельности организации имеет свою специфическую оценку, хотя и не может быть выражена таким единым синтетическим показателем, как экономическая эффективность. При совершенствовании организации существенно меняются условия труда и производства.

Например, развитие деятельности групп качества и сочетание двух организационных форм обеспечения качества производства — административной и общественной – способствуют, по оценкам зарубежных специалистов, повышению профессиональной подготовки работников, приобретению навыков принятия решений в сложных ситуациях. К социальным результатам относятся повышение престижности труда, технологической дисциплины, усиление ответственности за результаты своей деятельности и др.

И, наконец, организационный эффект организации выражается в усилении взаимосвязи и взаимодействия элементов производственной системы и появлении у системы качественно новых свойств, отсутствующих у ее элементов и нехарактерных для них. Проявлением организационного эффекта на уровне подразделений предприятия является повышение согласованности и упорядоченности отдельных процессов и работ, качества функционирования производственной системы.

На макроуровне с организационным эффектом связаны такие явления, как возможность реализации крупномасштабных мероприятий по реорганизации производства, диверсификация, интеграция производственных стадий и процессов и др., приводящие к повышению целостности системы и развитию ее эмерджентных свойств.

Таким образом, совокупный эффект организационной системы включает не только результаты в виде увеличения объема выполненных работ или услуг, но и определенные социальные и организационные результаты.

С учетом отмеченных требований, предпосылок и факторов эффективности деятельности организации устанавливаются две группы критериев.

а) Критерии эффективности функционирования системы организации:

3. Качество трудовой жизни – оценка социальных результатов.

5. Качество производственной системы предприятия.

6. Согласованность со стратегией и целями.

7. Соответствие тенденциям развития рынка.

б) Критерии эффективности организационной деятельности:

1. Оценка организационных результатов.

2. Упорядоченность организационнойдеятельности.

3. Оперативность в принятии решений.

4. Целесообразность предпринимаемых действий.

Рассмотрим, как применяются некоторые из наиболее важных критериев эффективности организации.

Экономичность. Характеризует степень использования организационных ресурсов и дает возможность оценить результативность системы в отношении затрат. Ее можно выразить как отношение фактических расходов, связанных с деятельностью, к их нормативной или плановой величине. Величина фактических расходов определяется на основе данных бухгалтерского учета и отчетности. Для определения плановой величины расходов можно использовать прогнозные и экспертные оценки, нормативы и т.п. Если фактические расходы не превышают нормативной величины, мы вправе говорить об экономичности деятельности организации.

Действенность. Данный признак характеризует степень достижения организацией поставленных целей. Например, главной целью и назначением производственной системы является обеспечение высокой экономической и социальной эффективности функционирования предприятия на основе оптимизации взаимодействия элементов производства и упорядоченности производственной деятельности, или, иначе говоря, на основе повышения организованности системы. Измерить действенность можно путем оценки степени достижения ее основных целей.

Так, при ориентации производственной системы на потребителя такими целями являются: стопроцентное качество продукции, соблюдение сроков поставки, выполнение принятых обязательств по объему выпуска продукции. В этом случае показателями действенности системы организации могут быть отношение числа выполненных заявок к их общему числу, удельный вес поставок к указанному сроку в общем числе поставок, удельный вес изделий или партий продукции, соответствующих принятым требованиям и спецификации в общем объеме изготовленной и поставленной продукции.

Упорядоченность организационной деятельности понимается как степень регламентации и регулируемости процессов, протекающих в организации. В общем случае упорядоченность является проявлением организованности системы. Однако само по себе применение правил не гарантирует высокой эффективности. Иногда наиболее целесообразным является предоставление большей свободы действий и самостоятельности. Кроме того, возможны правила, приводящие к снижению эффективности и отрицательно влияющие на производительность.

Поэтому упорядоченность организационной деятельности должна сочетать определенную свободу в принятии решений с четкой регламентацией времени выполнения отдельных работ и стандартизацией типовых ситуаций по обеспечению функционирования и совершенствованию организации производственной системы.

Для оценки упорядоченности организационной деятельности можно использовать следующие показатели:

— удельный вес организационных норм и нормативов в общем количестве нормативной документации;

— доля типовых проектных решений в числе разрешаемых ситуаций;

— источников информации и документооборота между участниками процесса организации;

— степень сбалансированности функций организации производства.

Оперативность. Данный признак характеризует способность подразделений организации быстро обнаруживать возникающие отклонения в ходе производства и вовремя ликвидировать их. Оценка оперативности имеет целью выявление эффекта организации, получаемого в результате своевременного принятия необходимых организационных мер и воздействия на ход производства.

Основными измерителями оперативности организационной деятельности могут стать:

— доля своевременно обработанной документации в общем ее объеме, удельный вес числа нарушений, ликвидированных в сжатый срок в их общем числе;

— степень выполнения организационных функций;

— относительное снижение объема выпуска продукции вследствие неудовлетворительного использования рабочего времени и неритмичной работы производственных подразделений.

Повышение оперативности позволяет избежать потерь, связанных с нарушением непрерывности производственного процесса, снижением качества продукции и т.д. При оценке эффективности системы организации производства важно оценить все стороны и аспекты эффективности. Это возможно при условии использования отмеченных критериев и соответствующих показателей.

Наиболее рациональным способом оценки эффективности организации является метод последовательного сравнения с помощью стандартных оценок. В этом случае измерение эффективности производится путем расчета значений отдельных показателей по группам критериев и определения их относительной значимости по интервальной шкале. В обобщенном виде схема оценки эффективности с использованием данного метода показана на рис. 33. Ниже дается расшифровка отдельных этапов расчета.

Первый этап. Идентификация организационной системы. Состоит в выявлении особенностей функционирования организации. На данном этапе определяются функции, цели и организационные ресурсы системы. Устанавливаются предъявляемые требования и возможности их удовлетворения в конкретных условиях.

Рис. 33. Схема оценки эффективности деятельности организации производства

Второй этап. Формирование критериев и измерителей эффективности. Включает проведение работ по определению основных направлений оценки и критериев эффективности. Критерии выступают в качестве необходимой предпосылки вынесения решения об уровне эффективности организации.

Каждый из них характеризуется с помощью ряда показателей. Отбор показателей осуществляется исходя из требований: используемые измерители должны фиксировать фактический уровень эффективности и одновременно с этим подчиняться задаче анализа и управления экономическими процессами на основе выявления различных причинно-следственных связей.

Завершающей процедурой формирования системы критериев является их ранжирование по степени влияния на эффективность организации производства. Ранжирование осуществляется по количественной шкале в диапазоне от 0 до 10. Максимальная оценка присваивается наиболее предпочтительной характеристике. Если обозначить оценку признака i у эксперта j через aij, то относительный вес показателя рассчитывается по формуле:

Показатель, имеющий наибольший вес, получает ранг 1. Для каждого из наиболее важных критериев разрабатывается шкала полезности с интервалом 0-1,0. Основным назначением шкалы является преобразование разнородных измерителей в эквивалентные им балла. Пример построения такой шкалы показан на рис. 32.

В нашем случае 0 означает самый низкий уровень результативности для данного критерия; 0,1 — очень плохой уровень; 0,2 — плохой уровень; 0,3 — удовлетворительный уровень; 0,5 — хороший уровень; 0,7 — очень хороший уровень и 1 — самую высокую результативность.

Третий этап. Оценка эффективности организационной системы. На данном этапе производятся расчет фактических значений характеристик Кi и преобразование полученных числовых оценок в баллы с помощью шкалы полезности. Балльные оценки используются для построения профиля эффективности. При составлении профиля должно быть высказано мнение по каждой характеристике на основе ее количественной оценки и проведено сравнение с представлением о том, что соответствует понятиям «хорошо», «удовлетворительно» и т.д.

Четвертый этап. Анализ состояния эффективности системы организации производства. Данный этап, как видно из схемы (рис. 34), включает расчет резерва изменения эффективности, относительную оценку значимости критериев для повышения результативности системы, установление направлений ее реорганизации.

Резерв изменения эффективности Кpi характеризует величину неиспользованных возможностей и повышения по конкретному критерию и показывает необходимость совершенствования системы в данном направлении:

Рис. 34. Шкала полезности

где Бфi — балл, эквивалентный фактическому значению показателя по шкале полезности; Боптi — оптимальная балльная оценка показателя. Чем ближе Бфi к Боптi, тем выше уровень эффективности по заданной характеристике.

Поскольку критерии имеют различную весомость для эффективности, то возникает необходимость в относительной оценке их значимости. Наиболее рациональным подходом к относительной оценке является, на наш взгляд, синтез показателей резерва эффективности и веса критерия:

где Qki — относительная оценка значимости i-го критерия. Критерий, имеющий максимальную оценку Qki, определяет узкое место эффективности. Поэтому очередность проведения мероприятий по реорганизации системы устанавливается в соответствии со значением Qki.

194.48.155.252 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock! и обновите страницу (F5)очень нужно

Источник: http://studopedia.ru/8_19157_effektivnost-deyatelnosti-organizatsiy.html

×
Юридическая консультация онлайн